V rámci bežného podnikania môže spoločnosť alebo právnická firma posielať stovky listov klientom, budúcim klientom, predajcom alebo rôznym vládnym agentúram. Pri krátkom čase pre manažérov a odborníkov nie je vždy možné, aby odosielateľ osobne podpísal dokument po príprave personálu alebo sekretára. Z tohto dôvodu existuje všeobecne prijatá právna konvencia na to, aby tretia strana vykonala podpis.
Jednoduchá korešpondencia
Je úplne bežné, že niekto pripraví obchodný list na krátky pokyn od odosielateľa. Napríklad právnická kancelária môže odoslať viacero kópií jednoduchého listu, napríklad žiadosti o telefonát, mnohým klientom. Ak odosielateľ nie je k dispozícii na to, aby ho osobne podpísal a písanie poštou je nevyhnutné, oprávnený zamestnanec alebo asistent sa môže podpísať v mene odosielateľa. Právny dohovor má obsahovať iniciály "p.p.", ktoré pred písaním podpisu zamestnanca znamenajú latinskú vetu "per procurationem", čo znamená "starať sa o niečo". Vypracovanie korešpondencie znamená podpísať ho v mene niekoho iného; bežnou alternatívou používanou pri formulároch je použitie podpisovej pečiatky.
Metódy a postup
Je prijateľné buď písať alebo písať, "p.p." pred vlastným podpisom, nad vytlačeným menom odosielateľa. Alebo môžete umiestniť meno odosielateľa nad svoj vlastný podpis, ktorý musíte predchádzať s "p.p." V záujme konzistentnosti a na zabránenie akýmkoľvek nedorozumeniam stanoví profesionálny alebo obchodný úrad štandardný postup pre podpisovanie listov v mene iného.
Plná moc
Zákon tiež ustanovuje, že osoba s plnou mocou podpíše menom iného. Plnomocenstvo umožňuje, aby osoba s neprítomnosťou alebo neschopnosťou vykonávať právne alebo finančné činnosti s pomocou dôveryhodného príbuzného alebo zákonného zástupcu. Správnou metódou, ak máte oprávnenie podpísať plnou mocou, je najprv podpísať meno hlavného zodpovedného a potom svoje vlastné, pred ktorým je slovo "by" na strane alebo pod podpisom splnomocniteľa, s výrazom "moc zástupca "alebo iniciály, POA po podpise, napríklad Joe Smith od Mary Jones, plnomocenstvo. V niektorých situáciách musí byť k zmluve pripojená notárska a podpísaná forma plnej moci, formulár alebo list, ktorý je podpísaný.
Rodičia a opatrovníci
Štátne zákony vo všeobecnosti ustanovujú, že maloleté osoby sa nesmú držať právne záväzných zmlúv s určitými výnimkami. V situácii, keď zmluva zahŕňa neplnoletého, ako napríklad otvorenie bankového účtu alebo vyhotovenie modelového vydania fotografa, môže byť rodič alebo zákonný zástupca povinný podpisovať v mene neplnoletého. V týchto prípadoch rodič alebo opatrovník nasleduje svoj podpis s výrazom "za a v mene", za ktorým nasleduje mená. Dokument môže tiež vyžadovať vytlačený alebo podpísaný mena na samostatnom podpisovom riadku.
