Zacieľte na svoj cieľ, keď pošlete sťažnosť, alebo keď požiadate o pomoc zákazníkom. Vyhrajte listovú bitku o zákazníckych službách tým, že zvládnete svoju vlastnú frustráciu a vytvoríte zdvorilý a koherentný návrh na nápravu. Napíšte list služieb zákazníkom, aby ste získali výsledky, a to podľa niekoľkých jednoduchých usmernení, ktoré veľmi podobajú tradícii medzi novinármi.
Kto?
Dotknite sa svojho písomne. "Uistite sa, že ju posielate na … ten, kto môže na ňom konať," hovorí Rosalie Maggio, autorka Ako to povedať.
Preskúmajte príslušný názov a adresu; nehádať alebo predpokladať. Svoju sťažnosť adresujte "John Smithovi, riaditeľovi služieb zákazníkom spoločnosti ABC Gadget Corporation" s príslušnou ulicou a nie iba s oddelením služieb zákazníkom.
Zavolajte kanceláriu spoločnosti o informácie, vyhľadajte online zdroje, ako napríklad Hoover (zdroj nižšie), alebo skúste Better Business Bureau, ak potrebujete ďalšiu pomoc.
Čo, kedy a kedy?
Použite dôveryhodný jazyk vo svojom liste. Identifikujte produkt alebo službu, ktorá je predmetom vašej sťažnosti. Zadajte podrobnosti ako značka, model, rok, dátum dodania alebo dátum inštalácie.
"Pri popisovaní problému je potrebné uviesť, že konkrétne, že výrobok" nefunguje ", neposkytuje dostatok informácií.Podrobné zhrnutie vašej sťažnosti pomôže spoločnosti pri riešení vášho problému," navrhuje webová stránka The RocketLawyer, ktorý poskytuje šablóny formulára sťažnosti zákazníkov.
"Kúpil som si MagnaGadget nastavenú pred troma týždňami a začal som mať problémy, akonáhle som ho vybalil. Gadgets by nezostali na stojane alebo na rukoväti", dáva oveľa viac informácií ako "Vaše produkty smradľavé!" Poskytnite spoločnosti nástroje, ktoré potrebujú na riešenie vašej sťažnosti.
Ako?
Uveďte kroky, ktoré ste doteraz vykonali na vyriešenie problému. Vysvetlite, čo ste urobili a akú odpoveď ste dostali.
"Obchod, kde som zakúpil súpravu, mi odkázal svoje miestne oddelenie služieb zákazníkom v Metro." George Allenby v kancelárii povedal, že mi nemohli pomôcť, pretože som zakúpil tento set zo zľavy. povesť spoľahlivých gadgetov a som veľmi sklamaný z reakcie."
Ponúknite konkrétne a uspokojivé riešenie problému. "Verím, že ABC je dobrý produkt, čo je pre spoločnosť len malý problém, ale pre mňa to je veľký problém." Ak by ABC nahradil chybný súbor MagnaGadget, bol by som šťastný. Dajte spoločnosti spôsob, ako spraviť veci, ale byť rozumné.
Prečo?
Doprajte príjemcovi listu, ak chcete byť zaobchádzané: Dôstojnosť a pevné dobré správanie vám prinesú lepší výsledok ako hrubosť a urážlivé správanie. Postupujte podľa týchto odporúčaní: "… nezabudnite byť taktný, ale pevný, ak máte pocit, že ste boli poškodení, držte sa svojich zbraní a nenechajte sa uspokojiť, kým sa problém nevyrieši," zdôraznil tu Margaret McCarthy v písaní písmen Jednoduché. Získajte rešpekt príjemcu listu zdvorilým a rozumným prístupom a budete mať oveľa väčšiu pravdepodobnosť, že problém vyriešite k vašej spokojnosti.
Ďalšie informácie o písaní
Reklamné listy pre zaneprázdnených ľudí; John Bear a Maria Bear, 1999
Šokovaný, zbabelý a zanedbaný: Ako písať listy o sťažnosti, ktoré prinášajú výsledky; Ellen Phillips, 1998
