Sťažnostný list slúži ako trvalý záznam o vašej sťažnosti voči jednotlivcovi alebo organizácii. Dobre napísaný list jasne uvádza problém, s ktorým ste narazili na konkrétny produkt alebo službu a očakávané rozlíšenie. Pri písaní Vášho listu prijmite pokojný a profesionálny tón. Vyhnite sa akýmkoľvek hrozbám, nedôstojným rantom, sarkasmu alebo nevhodnému jazyku. Vo väčšine prípadov píšete list osobe, ktorá nenesie zodpovednosť za váš problém, ale môže pomôcť pri jeho riešení.
Odošlite svoj list konkrétnej osobe. Nepoužívajte "Vážený pane" alebo "Pre koho sa to môže týkať". Telefonujte ústredňu spoločnosti a požiadajte o meno a titul príslušného manažéra. Potvrďte správne hláskovanie jej mena. Ak nemôžete identifikovať názov, použite príslušný názov, napríklad "Správca služieb zákazníkom".
Použite pero a papier alebo verziu návrhu vášho programu na spracovanie textu na zaznamenanie všetkých podrobností týkajúcich sa vašej sťažnosti. Zahrňte informácie, ako napríklad názov a opis výrobku, číslo objednávky, obchodnú značku, číslo modelu, cenu a dátum zakúpenia. Fotokópia všetkých dokumentov týkajúcich sa vašej sťažnosti. Prečítajte si všetky informácie a uistite sa, že vaša sťažnosť je legitímna.
Začnite písmeno na pozitívnu poznámku. Použite prvý odsek na diskusiu o niektorých pozitívnych aspektoch organizácie. Môžete napríklad uviesť svoju lojalitu k značke alebo akékoľvek špecifické vzťahy so zamestnancami spoločnosti. Napríklad: "V minulosti som sa tešil z návštevy svojho obchodu. Mnohí z obchodných partnerov ma pozdravia podľa mien a idem z ich cesty, aby som zabezpečil, že som spokojný s mojimi nákupmi."
Uveďte povahu vašej sťažnosti v druhom odseku. Zahrňte všetky podrobnosti, ktoré musí čitateľ poznať, aby ste mohli spracovať vašu sťažnosť. Napríklad: "Za podmienok mojej 30-dňovej záruky vrátim monitor, ktorý som kúpil dňa 7. marca 2011. Za 373,89 dolárov je priložená fotokópia dokladu." Neposielajte originálne kópie potvrdení alebo iných dokumentov.
Pomocou tretieho odseku jasne uveďte svoje očakávania. Napríklad: "Keďže hriankovač nefunguje podľa pokynov výrobcu, očakávam plnú a okamžitú refundáciu vo výške 47,83 dolárov plus poštovné, ktoré som zaplatil za vrátenie toasteru. Budem čakať štyri týždne na vašu odpoveď. od vás budem kontaktovať kanceláriu Lepšie podnikanie."
Tipy
-
Uveďte svoje meno, adresu, telefónne číslo a e-mailovú adresu. Napíšte krátke odseky a ponechajte dĺžku písmena na jednu stránku. Požiadajte dôveryhodného priateľa alebo príbuzného o opravu vášho listu. Okrem kontroly pravopisných a gramatických chýb musí zabezpečiť, že tón písmena je vhodný.
