Žiadna obchodná činnosť nie je dokonalá. Je pravdepodobné, že v určitom okamihu vašej kariéry sa môžete stretnúť s problémom, ktorý je potrebné riešiť vyššou úrovňou riadenia. Mnoho spoločností podporuje používanie správ o sťažnostiach ako správnu metódu formálneho vyhlásenia sťažnosti. Tieto správy sa zvyčajne používajú na riešenie neuspokojivých transakcií alebo podmienok týkajúcich sa spoločnosti. Správne napísanie správy o sťažnostiach je kľúčom k tomu, aby ste sa oboznámili s vašou obavou a problém bol odstránený.
Riešenie situácie. Uveďte kľúčové informácie, ako napríklad vašu pozíciu a váš dôvod na písanie. Uveďte dôvod váš nespokojnosť stručne.
Sledujte pozadie s podrobnejším popisom problému. Nahlásiť objektívne fakty. Popíšte výsledné účinky problému.
Komunikujte to, čo považujete za uspokojivé riešenie. Vysvetlite, čo očakávate, že druhá strana urobí, aby situáciu napravila.
Ak si myslíte, že je to potrebné, pridajte varovanie. Možno budete chcieť oznámiť dôsledky, ak by sa druhá strana nezúčastnila na riešení problému. Tento krok je nepovinný na základe vášho vzťahu s druhou stranou a závažnosti problému.
Ukončite zdvorilým záverom, ktorý vyjadruje váš optimistický výhľad k situácii. Komunikujte pocit, že budete chcieť problém vyriešiť, aby ste mali prospech obom stranám.
Tipy
-
Pamätajte, že v celom liste používate zdvorilosť. Nepoužívajte urážky voči druhej strane alebo nezdravé.
