Pojmy "náklady na projekt" a "rozpočet projektu" sú často voľne rozvrhnuté počas fáz plánovania projektu. Zatiaľ čo niektorí veria, že tieto dva pojmy sú zameniteľné, iní vedia, že existuje rozdiel medzi týmito dvomi pojmami. Je dôležité, aby manažér projektu pochopil význam týchto termínov a vie, ako ich správne používať, aby sa vyhli nejasnostiam pri riadení projektu a komunikácii s vedúcimi pracovníkmi spoločnosti o jej priebehu.
Rozpočet projektu
Pojem "rozpočet projektu" sa vzťahuje na rozpočet, ktorý ukazuje, ako sa vynaložia peniaze na projekt. Rozdeľuje finančné údaje o výdavkoch a nákupe, ktoré sú potrebné na to, aby bol projekt úspešný. V rozpočte sa uvádzajú napríklad mzdy zamestnancov, nákup strojov, dodávky, nástroje a nájomné pre dočasné kancelárske miesta. Inými slovami, projektový manažér bude schopný zodpovedať za každý penny vynaložený na projekt.
Náklady na projekt
Pojem "náklady projektu" sa vzťahuje na celkovú sumu, ktorú daný projekt bude stáť spoločnosti. Vedúci pracovníci používajú toto číslo na vykonanie zmien v ostatných rozpočtoch spoločnosti, ako sú prevádzkové rozpočty, hlavný rozpočet a rozpočty výdavkov, aby poskytli priestor pre daný projekt. Celkové náklady na projekt sa vypočítajú tak, že sa celkové náklady na rozpočet projektu započítajú tak, aby majitelia podnikov vedeli, koľko by ich mali odložiť.
Vývoj a zmeny projektov
Celkový plán nákladov na projekt je ovplyvnený, ak sa rozpočet projektu upraví počas vývoja a realizácie projektu. Projekt môže byť napríklad ovplyvnený nepredvídanými okolnosťami, ako sú nepriaznivé poveternostné podmienky alebo nedostatok pracovnej sily v teréne. Rozpočet sa môže zmeniť, ak sa stroje prerušia a je potrebné ich nahradiť. Ak sa rozpočet zmení po jeho schválení, upraví sa aj celkový plán nákladov na projekt.
Použitie nákladov a rozpočtu
Vedúci pracovníci spoločnosti zachovajú pôvodne plánované náklady na projekt a konečné náklady na projekt pre budúce plánovanie. Rozdiel v nákladoch ukáže, kde plánovanie malo chyby, čo je prospešné pre budúce projekty. Je tiež užitočná z hľadiska opatrení manažmentu rizík a prevencie, takže rozpočet môže byť presnejší pre budúce projekty alebo úlohy.
