Sledovanie hovorov je umenie. Nielenže musíte vedieť, ktoré hovory na obrazovku a ktoré chcete prejsť, ale musíte mať dostatok jemnosti, aby elegantne presmerovali hovory alebo požiadali, aby sa volajúci pokúsil znova neskôr. Zručnosti potrebné pre túto úlohu spočívajú v tom, že má schopnosť prijímať podrobné správy a zostáva dostatočne organizovaná na to, aby tieto správy účinne archivovala, sledovala alebo distribuovala.
Získajte relevantné informácie
Po prijatí hovoru získate od volajúceho čo najviac dôležitých informácií. Berte na vedomie meno a firmu volajúceho a meno osoby, ktorá je telefonovaná. Skúste určiť charakter hovoru. Stačí sa opýtať: "Môžem povedať pánovi X povahu svojho volania?" To vám pomôže určiť, či pán X bude chcieť uskutočniť hovor.
Vykonajte múdre súdne volania
Ak viete, že pán X neprijme hovory od advokátov, môžete to zdvorilo informovať volajúceho a zdvorilým ukončením hovoru. Ak dostanete studený hovor od obchodného partnera, opýtajte sa pána X, či chce hovor uskutočniť. Ak to neurobí, potom zdvorilo povedzte, že pán X nie je k dispozícii a vezmite podrobnú správu.
Nedávajte prázdne sľuby
Ak si nie ste istí, či osoba, ktorá je telefonovaná, vráti hovor, nedávajte slobodu sľúbiť takéto spätné volanie. Len si pamätajte pri prehliadaní hovorov, že vašou úlohou je získať čo najviac informácií od volajúceho. Čo sa deje po tomto bode, nie je tvoja starostlivosť. Sledovanie hovorov zahŕňa jednoduché uvedenie prostredníctvom predbežne schválených volajúcich a prijímanie správ pre všetkých ostatných.
