Konferenčné hovory sú jedným zo spôsobov, ako sa vedú pracovníci a zamestnanci, ktorí diskutujú o podnikaní. Či už sú v tom istom meste alebo sú rozptýlené po celom svete, konferenčné hovory umožňujú spojiť všetkých do jednej miestnosti v reálnom čase. Existuje niekoľko krokov, ktoré môžete podniknúť na zabezpečenie produktívnej a informatívnej konferencie.
program
Po vytvorení času a dátumu konferenčného hovoru musíte urobiť vhodné kroky na prípravu stretnutia. Ak ste vodcom konferencie, dokončite program konferenčného hovoru a rozošlite ho účastníkom ešte pred plánovaným dátumom. Váš program stretnutia by mal obsahovať dátum a čas. Je dobré zahrnúť časové pásmo do svojho programu pre ľudí, ktorí môžu byť mimo vašej polohy. Agenda by mala obsahovať aj začiatok a koniec stretnutia a stručný opis každej témy v poradí podľa priority spolu s menami osôb, ktoré sú zodpovedné, a navrhovaným časom rozdelenia pre každú tému. Ak konferencia vyžaduje akúkoľvek predbežnú prípravu, jasne uveďte tieto požiadavky v agende.
konferencie
Otestujte svoje linky, aby ste sa uistili, že máte aktívne a jasné spojenie. Ak používate bezdrôtový telefón, uistite sa, že telefón je pred schôdzkou úplne nabitý. Príďte na konferenciu aspoň päť minút dopredu.
Ak ste účastník, od svojho vodcu dostanete číslo konferencie. Zavolajte na konferenčnú linku. Zobrazí sa výzva na zadanie čísla konferencie. Po zadaní čísla budete vyzvaní, aby ste uviedli svoje meno. Jasne uveďte svoje meno a priezvisko. Možno budete musieť stlačiť tlačidlo libra (#). Keď tento proces dokončíte, systém vám povie, že sa pripojíte na konferenciu a radi vám poradí, koľko ľudí v súčasnosti navštevuje. Ak ste prišli pred vodcu, budete umiestnení do režimu zadržania, kým príde vodca.
úvody
Počúvajte skôr, ako budete hovoriť. Ak vodca prišiel, ale ešte nezačal schôdzku, môžete počuť jemný vedľajší rozhovor. V príjemnom hlase, pozdravte sa a predstavte sa. Umiestnite telefón do režimu stlmenia, kým začne stretnutie. Ak nemáte tlačidlo stlmenia, použite funkciu stlmenia, ktoré poskytuje konferenčná linka.
Keď stretnutie začne, váš vodca uskutoční roll call. Keď vedúci volá vaše meno, potvrďte svoju prítomnosť jasným a profesionálnym spôsobom, ako napríklad "Áno, som tu" alebo "Dobrý deň, to je …". Vedúci môže požiadať, aby ste sa krátko identifikovali ostatným účastníkom. Ak áno, uveďte svoje meno a uveďte 20 až 25 sekúnd prehľad o vašej práci, pokiaľ ide o hovor. Zostaňte stručný, hovorte jasne a zostaňte profesionálny.
