Čas od času pracovníci môžu potrebovať obnoviť svoje spomienky na to, ako vykonávať určité úlohy. Podobne sa noví zamestnanci v organizácii budú chcieť čo najrýchlejšie naučiť laná bez toho, aby museli prerušovať supervízorov alebo spolupracovníkov s nespočetnými otázkami. Príručka kancelárskych postupov plní oba tieto ciele pri poskytovaní písomných protokolov a očakávaní výkonnosti, ktoré sa následne môžu odvolávať na hodnotenie zamestnancov a dokumentáciu pre disciplinárne konanie.
Identifikujte účel a rozsah kancelárskej príručky, ktorú chcete vyvíjať. Obsah kancelárskych manuálov sa zvyčajne spája do dvoch kategórií: (1) ako komunikovať s ľuďmi a (2) ako vykonávať konkrétne úlohy vrátane prevádzky vybavenia potrebného na vytváranie, riadenie a dodávanie tovaru a služieb. Kancelárske manuály tiež často obsahujú organizačné grafy, adresáre zdrojov a vzorové formuláre. Komplexnosť kancelárskej príručky je založená na tom, kto bude cieľovým používateľom. Ak sa napríklad obsah vzťahuje na vzťahy so zákazníkmi a na spracovanie sťažností, nemá zmysel zahrnúť kapitoly o tom, ako funguje vysokozdvižný vozík alebo ako s ním manipulovať s nebezpečnými materiálmi.
Rozhodnite sa o formáte prezentácie, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám. Zatiaľ čo kancelárske príručky sa zvyčajne považujú za pokyny vytlačené na papieri a umiestnené v trojzávitových viazacích kockách s oddelenými kartami, technológia otvorila dvere k viac vzrušujúcim - ako aj ekonomickejším - spôsobu poskytovania informácií. Zvážte napríklad, či online príručka postupov uľahčí a urýchli zamestnancom prístup k informáciám zadaním kľúčových slov. Elektronický formát by tiež mohol uľahčiť proces aktualizácie a revízie obsahu, ako aj začlenenie audio obsahu a ukážok videa s cieľom zlepšiť vzdelávanie.
Vytvorte zoznam všetkých tém kapitol, na ktoré sa vaša príručka bude zaoberať. Ak sa napríklad rozhodnete napísať usmernenia o tom, ako prevádzkovať rôzne kancelárske zariadenia, určite jednotlivé sekcie pre počítače, faxové prístroje, telefónne systémy, mikrofiše, fotokopírovacie stroje, záznamové systémy, poštové priehradky a zberné zariadenia. Rozhodnite sa, či napíšete všetok obsah sami alebo priraďte prvý návrh každého oddielu osobám, ktoré sú dobre oboznámené s predmetom.
Usporiadajte procedurálne kroky od najjednoduchších konceptov až po tie, ktoré sú zložitejšie. Zvážte, či zaradenie fotografií, výkresov, tabuliek alebo iných grafov doplní používateľovo pochopenie materiálu. Poskytnite glosár akronymov a terminológie špecifickej pre jednotlivé úlohy. Ak je to možné, uveďte príklady ako vyplniť príkazy na žiadosť o vydanie, cestovné výdavky, žiadosti o dovolenku, časové plány, potvrdenia o príjmoch zákazníkov a iné formuláre používané spoločnosťou.
Stanovte časový rámec pre vyplnenie každej časti novej príručky. Ak je to potrebné, naplánujte každý deň čas na vyhľadávanie, písanie, prezeranie a zostavovanie obsahu.
Skúste obsah skontrolovať personál HR a právni zamestnanci pred ich šírením, aby ste zabezpečili, že jeho jazyk je jasný, prehľadný a v súlade so štátnymi a federálnymi mandátmi a predpismi. Poskytnite každému príjemcovi príručky výstražný list, v ktorom uvedie, že súhlasí s prečítaním materiálu a dodržiavaním jeho smerníc.
Tipy
-
Kancelárska príručka by sa mala vždy považovať za prebiehajúcu prácu a mala by sa preto priebežne prehodnocovať, aby sa zabezpečilo, že obsah je presným odrazom postupov, ktoré sa dodržiavajú, a zariadenia, ktoré sa používajú na vykonávanie týchto úloh.
