Postupy vnútornej kontroly sa používajú na predchádzanie podvodom a sú nevyhnutné pre každú dobrú organizáciu. Takéto systémy oddeľujú povinnosti medzi zamestnancami v rámci organizácie. Je dôležité, aby ste mali k dispozícii ručné príručky pre vnútornú kontrolu. Zamestnanci ich používajú ako odkazy, ak sú predmetom konania alebo povinnosti. Informácie obsiahnuté v príručkách postupov vnútornej kontroly sa líšia od spoločnosti k spoločnosti, ale postup pre písanie jedného je rovnaký.
Napíšte prehľad a obsah. Prehľad stručne opisuje fiškálnu zodpovednosť, ktorá zahŕňa koncepty a komponenty vnútornej kontroly. Obsah začína oddelením povinností. Obsahom, ktoré zvyčajne nasledujú, sú: recenzie, odsúhlasenia, schválenia, aktíva, platby, ľudské zdroje, nákupy a kontakty.
Vyplňte sekciu Segregácia povinností. Uveďte podrobnosti týkajúce sa oddelenia povinností vo veciach, akými sú napríklad zamestnanci, ktorí prijímajú a odosielajú platby, na rozdiel od ukladania platieb. Ďalšou dôležitou odlúčkou je, že ak je jeden zamestnanec príjemcom platby, iný zamestnanec vykoná odchod.
Určte postupy pre ďalšie dve časti, recenzie a odsúhlasenia. Revízie sú postupy, ktoré sa zvyčajne vykonávajú pri vyšetrovaniach rozpočtu, pri kontrolách spotových transakcií a pri vyšetrovaní nezvyčajnej činnosti. Časť Odsúhlasenia obsahuje postupy, ako porovnávanie súborov údajov na zabezpečenie presnosti, hľadanie rozdielov a prijímanie opatrení. Zahŕňa to aj konkrétne načrtnutie toho, že zamestnanec, ktorý vstupuje do transakcií, nezosúladí žiadny z bankových účtov.
Vyplňte sekcie schválenia, aktíva a distribúcie. V časti Schválenia sa uvádza, ktorí zamestnanci majú oprávnenie na schválenie transakcií. Autorita je poskytovaná iba zodpovedným zamestnancom s podrobnými poznatkami o spoločnosti. V sekcii Aktíva sú uvedené všetky typy aktív v rámci organizácie. V rámci každej kategórie aktív sú uvedené konkrétne postupy, v ktorých sa podrobne opisuje spôsoby zaobchádzania a monitorovania aktív. V sekcii Distribúcie sa podrobne uvádzajú zásady a postupy spoločnosti týkajúce sa rozdeľovania peňazí, vrátane mzdových kontrol.
Dokončite príručku dokončovaním posledných troch častí: Ľudské zdroje, Nákup a Kontakty. Sekcia ľudských zdrojov (HR) podrobne popisuje pokyny pre zamestnancov v oblasti ľudských zdrojov, ako sa zaobchádza s informáciami o zamestnancoch. V sekcii Nákupy sa vysvetľujú nákupné postupy spoločnosti. Nakoniec, v sekcii Kontakty sa uvádzajú ľudia v spoločnosti, s ktorými môžu zamestnanci kontaktovať v prípade problémov alebo problémov.
