Podniky závisia od svojich mzdových účtov, aby riadili a koordinovali mzdový proces. Mzdové účtovníci zaznamenávajú výdavky spojené s mzdovými výdavkami spoločnosti, vzniknutými záväzkami a zaplatením týchto záväzkov. Mzdové účtovníci tiež koordinujú vykazovanie zárobkových záväzkov vo finančných výkazoch s účtovnou knihou hlavnej knihy.
Štandardné záznamy o mzdy
Spoločnosti platia svojich zamestnancov na základe vopred stanoveného harmonogramu platieb. Niektoré spoločnosti platia týždenne, niekoľko týždňov a niekoľko mesačne. Keď mzdový účtovník zaznamenáva pravidelný mzdový účet, účtuje o mzdách, zrážkach zo mzdy a zamestnaneckých mzdách. Zrážky zo mzdy zahŕňajú daň FICA pre sociálne zabezpečenie a Medicare, federálnu daň z príjmov a zdravotné poistenie. Čistá suma, ktorá sa má zaplatiť zamestnancom, sa zaznamená ako čistá mzda splatná. Daň zamestnávateľa zamestnávateľa zahŕňa dane FICA, daň FUTA za federálnu nezamestnanosť a daň z SUTA za štátnu nezamestnanosť. Keď účtovník urobí záznam, zaznamenáva debetný záznam na mzdové náklady na celú sumu mzdy. Potom zapíše úverovú položku za splatnú daň FICA, splatnú federálnu daň z príjmov, splatné zdravotné poistenie a všetky ostatné zrážky zo zárobkovej činnosti zamestnanca. Urobí záverečnú kreditnú položku na čistú splatnú mzdu. Účtovník potom eviduje zamestnávateľovu daň zo zamestnania. Odpisuje náklady na dane zo mzdy a úvery splatné FICA, splatné dane FUTA a splatné dane SUTA. Splatná daň FICA, splatná federálna daň z príjmov, splatné zdravotné poistenie, splatná mzda, splatná daň z FUTA a splatná daň SUTA sú všetky mzdové záväzkové účty.
Platba mzdových záväzkov
Keď účtovník zaplatí zostatok na každom zálohovom účte, zapíše platbu do účtovných záznamov. Zaúčtuje zostatok na každom mzdovom účte zodpovedajúci zostatku a zaplatí hotovosť za celkovú sumu.
Zamestnanecká zodpovednosť
Niekedy platieb prechádza medzi dvoma účtovnými obdobiami, ako je koniec mesiaca. Na konci prvého obdobia účtovník zaznamenáva mzdové náklady a mzdové záväzky za časť miezd priraditeľnú prvému obdobiu. Zoberie percento platobného obdobia, ktoré sa vzťahuje na prvé obdobie, a vynásobí túto sumu celkovou sumou miezd. Zrážky zo mzdy a dane zamestnávateľa sa vypočítavajú na základe celkovej sumy mzdy, ktorá sa vzťahuje na prvé obdobie. Účtovník vytvára rovnaké denníky, ako zaznamenáva štandardné mzdové záväzky s použitím týchto súm. Po začiatku nasledujúceho obdobia účtovník zmení záznam o časovom rozlíšení zodpovednosti za mzdy. To mu umožňuje pokračovať v zaznamenávaní záznamov o mzdových záväzkoch zvyčajne.
Finančné vykazovanie mzdových záväzkov
Mzdové záväzky určujú sumy, ktoré spoločnosť dlhuje rôznym vládnym agentúram, zamestnancom a poskytovateľom zdravotného poistenia. Spoločnosti platia mzdy v krátkom časovom horizonte, čo kvalifikuje tieto účty ako krátkodobé záväzky. Účtovník vykazuje súčasné záväzky v súvahe na začiatku časti pasív.
