V technologických dňoch a vekoch, redundančných procesoch, terabajtoch, gigabajtoch a duplicitných kópiách informácií, správa záznamov je svetská, ale kritická prax, ktorú by mali všetky organizácie priblížiť. Čoraz častejšie sa prístup k uchovávaniu dátových súborov stáva chlieb a maslo dobrých obchodných rozhodnutí.
Čo sa týka správy záznamov
Správa záznamov zahŕňa viaceré oblasti zhromažďovania, ukladania a prípadného zničenia údajov. Veda je rozdelená do viacerých kategórií: vstup a zber, ukladanie, redundancia a zálohovanie a znižovanie. Vstup a zber vytvára protokoly pre zamestnancov, aby sledovali, ako sa vytvárajú dáta a systém podávania, ktorý by mal nasledovať, aby sa neskôr ľahko vyhľadával. Taktiež špecifikuje, čo by sa malo zachovať a čo by nemalo byť. Úložisko môže obsahovať jednak hardcopy, jednak elektronické súbory a vytvára parametre o tom, aké prostriedky na ukladanie dát sú povolené a čo nie sú (napr. Pevné disky versus priečinky na papier v porovnaní so sieťami alebo flash disky). Redundancia a zálohovanie zahŕňajú zachovanie bezpečnostných kópií dôležitých informácií v prípade katastrofy. A nakoniec redukcia špecifikuje prípustné metódy na zničenie a odstránenie údajov z podnikových systémov.
Štatistická pomoc pri rozhodovaní
Správa záznamov umožňuje jednoduchý zber štatistických údajov. Veľa obchodných rozhodnutí je založené na trendovej analýze. Trendová analýza je vyvinutá a zostavená na základe nájdenia modelov v informáciách a údajoch a vyvodzovania záverov o správaní týchto vzorov. Čím lepšie je správa informácií, lepšia analýza trendov a súvisiace znalosti v oblasti podnikania.
Vyhýbanie sa strate informácií
Ďalšou kľúčovou zložkou správy záznamov je zabránenie straty dát. Môže sa to stať veľmi ľahko: súbor sa odstráni, zlý priečinok sa roztrhne, zlý zamestnanec odíde z budovy s citlivými údajmi.
Správa záznamov zabezpečuje, že existujú preventívne procesy na usporiadanie a archivovanie informácií chráneným spôsobom. Potom sa začnú používať redundancie, ako sú záložné systémy a repozitáre viacerých kópií, takže v prípade zničenia jedného súborového systému sa dá rýchlo nahradiť nedávnou kópiou. Napokon bezpečnostné opatrenia pomáhajú zachytiť záznamy, s ktorými sa manipuluje, čo môže ohroziť blaho a záujmy spoločnosti.
Organizačné výhody
Riadenie záznamov zvyšuje efektivitu. Údaje sa nachádzajú rýchlejšie, ľahšie a rozhodovanie sa zlepšuje okamžitou analýzou a vyhľadávaním informácií. Zlepšenie evidencie znižuje množstvo odpadu. Menej miesta na papier a úložný systém sa používajú pri dodržiavaní správnych protokolov. Náhodné zničenie a trvalá strata sa zabráni, keď správne vedenie záznamov zabezpečuje, že nedávne záložné kópie existujú. Správa záznamov tiež udržuje stopu na papieri, aby pomohla obhajovať konanie spoločnosti počas súdneho konania. Nakoniec, správa záznamov pomáha udržiavať dobrú organizáciu pri riešení, reagovaní na klientov alebo pri riešení projektov. Zachovaním organizovaného systému zhromažďovania informácií je možné v prípade potreby získať cenné údaje a informácie, ktoré sú špecifické pre zákazníka alebo projekt.
Outsourcing ako možnosť
Mnohé spoločnosti chcú zostať venované svojim hlavným špecializáciám a nechcú byť tak obťažovaní udržiavaním dátových systémov. V takýchto prípadoch môže byť veľmi prospešné použiť partnera alebo predajcu na udržiavanie a navrhovanie správy záznamov, aby sa klientská spoločnosť mohla sústrediť len na svoje hlavné podnikanie. Administratíva sa len znižuje na platbu za službu, ktorá zaisťuje, že uložené informácie sú zhromažďované a udržiavané, ako ich klient potrebuje na rozhodovanie. Mnoho väčších spoločností sa presunulo smerom k tomuto smeru, aby bolo efektívnejšie, niekedy outsourcing práve zálohových služieb a iní, ktorí previedli celý systém záznamov na dodávateľov pre lepšie riadenie.
