Úspešné systémy správy záznamov bezpečne ukladajú záznamy a vytvárajú organizačnú metódu na vytváranie, údržbu, používanie a likvidáciu záznamov. Vytvorenie a priebežná aktualizácia pokynov na správu záznamov je nevyhnutná na zachovanie integrity systému. Pomocou pokynov pre požiadavky na informácie, vstupné metódy, časové rozvrhy a zálohovanie, bezpečnostné predpisy a presné hlásenia môžete vytvoriť efektívny systém správy záznamov.
informácie
Vypracujte pokyny pre aký typ informácií chce vaša spoločnosť a ktorú potrebujete na ukladanie. Mali by to zahŕňať zmluvy, spisy zamestnancov, dokumenty o založení spoločnosti, záznamy o zákazníkoch, regulačné údaje, finančné záznamy a všetky ďalšie relevantné informácie, ktoré podnik potrebuje. Zostavte tento zoznam konzultáciou s viacerými oddeleniami, aby ste zabezpečili úplnosť a súlad s každou funkčnou potrebou. Prečítajte si konečný zoznam s právnym zástupcom vašej spoločnosti, aby ste overili, či informácie potrebné na splnenie zákonných povinností sú zahrnuté v pokynoch na ukladanie záznamov.
Vstupné metódy
Vytvorte metodiku záznamu pre každý typ záznamu. Záznamy sa môžu zadávať ručne, importovať z komplementárnych systémov alebo vstupovať cez skenovací systém. Tieto vstupné metódy by mali byť spoľahlivé a bezpečné. Pre elektronické výmeny vykonajte kontroly prepúšťania, ktoré zabezpečujú presné prevody. Pri manuálnom vstupe spustite systém kontroly kvality, aby ste zaistili presnosť.
skladovanie
Určiť časové limity skladovania pre každý typ záznamu vložený do systému. Harmonogramy by mali brať do úvahy zákonné povinnosti, obmedzenia dátového systému a funkčnosť. V prípade zriedkavo prístupných záznamov zvážte doplnkový systém ukladania dát, ktorý umožňuje príležitostný prístup k záznamom. Tieto záznamy je možné komprimovať, aby sa minimalizovali potreby skladovania. Ukladanie záznamov mimo vášho primárneho systému záznamov umožňuje rýchlejšie ťahanie často používaných záznamov. Pokyny na správu záznamov by mali zahŕňať rutinné postupy zálohovania a výhodne duplicitné ukladanie kritických záznamov mimo pracoviska.
zabezpečenia
Hĺbkový bezpečnostný plán je nevyhnutnou súčasťou vášho plánu správy záznamov. Skupiny zaznamenávajú do skupín, ktoré sa dajú zaradiť do bezpečia a priraďujú bezpečný prístup chránený heslom do správnych skupín zamestnancov. Táto bezpečnostná kontrola by sa mala vzťahovať aj na toho, kto má prístup k vstupným údajom, vykonáva údržbu a používa alebo zničí záznamy. Rutinne preverujte bezpečnostné previerky, aby ste zabezpečili súlad s podnikovými a regulačnými povinnosťami. Začlenenie bezpečnostnej previerky do nových postupov zamestnancov a ukončenia postupov zamestnancov.
správy
Rutinné hlásenie by malo byť súčasťou vášho systému správy záznamov. Tieto správy by mali obsahovať zoznamy používateľov, ktorí získali prístup k citlivým údajom, akékoľvek zmeny v bezpečnostnej previerke, hlásenia chýb pri neúplných záznamoch a záznamy, ktoré sú predmetom likvidácie. Pridajte prehľady pre všetky kritické oblasti údajov.
