Zasadnutia výborov zohrávajú dôležitú úlohu pri riadení neziskových a neziskových podnikov. Hoci niektoré výbory pracujú na neformálnom základe, pričom členovia sa schádzajú podľa potreby na splnenie konkrétnych úloh, iné výbory sú formálnejšie. Niektoré majú právnu zodpovednosť za také veci, ako sú finančné audity, výkonný výber, akciové ponuky, schválenia členstva a bezpečnostný dohľad. Tieto výbory majú väčšiu pravdepodobnosť, že prijmú formálnu štruktúru zasadnutí s použitím takýchto protokolov, ako je Rómsky poriadok alebo podobné pravidlá.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
program
-
minúty
Príprava a zaslanie písomného programu najmenej týždeň pred zasadnutím výboru. Všetci členovia výboru potrebujú čas na prehodnotenie agendy a prípravu na témy, o ktorých sa bude diskutovať počas stretnutia.
Zavolajte stretnutie na objednávku včas. Toto sa spravidla vykonáva predsedom výboru. Tajomník si vezme na vedomie každého, kto je prítomný na schôdzi, pričom vezme zápis. Zavolať stretnutie na objednávku včas povzbudzuje ľudí k tomu, aby sa dostavili načas a prejavujú rešpekt voči všetkým členom výboru a ich času.
Rozdeľte kópie agendy a všetky správy, ktoré budú prezentované počas stretnutia. Ak sa výbor priebežne stretáva, rozošlite kópie zápisnice z predchádzajúcej schôdze. Umožnite členom výboru preskúmať zápisnicu, agendu a ďalšie správy. Opýtajte sa, či sú k dispozícii pripomienky k zápisu z predchádzajúcej schôdze, a potom sa opýtajte, či sa vyskytne určitý návrh, a či je potrebné prijať minúty.
Postupujte podľa poradia programu, aby ste pokryli každú položku počas stretnutia. Umožniť, aby boli predložené návrhy, ktoré sú relevantné pre predmet diskusie. Rozpoznať každého člena, ktorý chce hovoriť o návrhu. Umožniť jednej osobe hovoriť naraz a dať každej osobe šancu na vypočutie, ak je to možné. Po ukončení diskusie volajte o hlasovaní. V niektorých prípadoch budú členovia navrhovať pozmeňujúce a doplňujúce návrhy a predseda výboru vyzve na hlasovanie o pozmeňujúcich a doplňujúcich návrhoch pred podaním návrhu.
Ukončite schôdzku po ukončení programu alebo po príchode naplánovaného konca času stretnutia. Predseda výboru môže prerušiť schôdzu bez návrhu, druhého hlasovania alebo hlasovania. Tajomník zaznamená všetky neúplné obchodné záležitosti, aby mohol byť zaradený do programu nasledujúcej schôdze.
Tipy
-
Väčšina oficiálnych zasadnutí výboru vyžaduje, aby bol prítomný počet členov, aby schôdza bola platná. Predpisy organizácie určia, ako sa dosiahne kvórum. Obvykle je to aspoň polovica členov.
