Nebudete prvým profesionálnym podnikateľom premýšľať, ako najlepšie zvládnuť dôverný prenos faxov. Označte to ako "dôverné" a môžete nevedomky pozvať zvedavosť a inváziu súkromia niekoho. Preskočte to a následky by mohli byť ešte horšie. Riešenie oboch otázok výrazným označením faxu ako "dôverného" na úvodnom liste faxu. Potom vložte niekoľko zubov do výstrahy oči napísaním dôvernej správy v spodnej časti listu.
Vytvorte nový dokument vo vašom programe na spracovanie textu s 1-palcovými okrajmi. Ak je to vhodné, vložte svoje obchodné logo v hornej časti stránky.
Upravte slovo "Dôverné" výraznými písmenami v hornej časti stránky. Zvýraznite písmená pre dôraz. Dole a do stredu umiestnite slová "Fax", "Kryt faxu" alebo "Faxové vysielanie" na rýchle rozpoznanie.
Napíšte "Dátum:" "Čas:" a "Počet strán vrátane titulného listu:" na ľavej strane krycieho listu. Dvakrát miesto a napíšte "Adresát:" "Faxové číslo:" a "Telefónne číslo:" na samostatných linkách. Pripíšte dvakrát a napíšte: "Odosielateľ:" "Faxové číslo:" a "Telefónne číslo:" na samostatných linkách. Vrátane faxových a telefónnych čísel je šikovný spôsob, ako pokryť vaše základne, najmä ak sa fax stratil, zlyhal alebo sa nikdy nedostal. Ak je číslo nesprávne alebo sú transponované dve čísla, môžete opraviť chybu pri budúcich faxových prenosoch.
Prispôsobte si úvodný list faxu sekciou, ktorá vyhovuje vašim obchodným potrebám. Napríklad, ak pravidelne posielate faxy na rovnakú osobu alebo oddelenie, môžete vytvoriť rámček s nadpisom "Informácie o smerovaní" alebo "Ďalšie kroky". Alebo nechajte svoje možnosti otvorené vytvorením sekcie "Poznámky", aby ste mohli ručne - zapíšte poznámku alebo pokyny, ako napríklad: "Okamžite mi zavolajte, aby ste potvrdili príjem tohto faxu."
Napíšte správu zápätia v spodnej časti úvodného listu faxu. Podobne ako dôverné upozornenie, ktoré vidíte na niektorých e-mailoch, táto správa by mala oznámiť, že fax: je dôverný; je určený len adresátovi; a obsahuje informácie, ktorých "zverejnenie, kopírovanie, používanie alebo distribúcia" je zakázané. Rovnako by mal požadovať, aby bol odosielateľ oboznámený s chybným potvrdením - ďalším dôvodom na poskytnutie telefónneho čísla v hornej časti krycieho listu faxu.
