Ktokoľvek môže oceniť pohľad na zaneprázdnený výkonný riadiaci pracovník na vysokej úrovni, ktorý sedí za veľkým stôl, bez toho, aby bol na viditeľnom mieste viditeľný kúsok papiera. Vystúpenia veria skutočnosti, pretože výkonný riaditeľ je pravdepodobne rovnako zaneprázdnený ako vy, ale našiel spôsob, ako usporiadať pracovné zaťaženie kancelárie. Môžete tiež, ak budete vyvíjať systém, ktorý vám pracuje. To môže znamenať používanie niektorých "vyskúšaných a pravdivých" techník, zatiaľ čo iní odmietajú.Rovnako ako výkonný riaditeľ na vysokej úrovni, nezabudnite, že ste na starosti a že vám to vyžaduje, aby ste ovládli vaše pracovné zaťaženie skôr, než vás ovládne.
Vytvorte systém archivovania - elektronický a papierový - aby ste mohli ihneď informovať o informáciách po tom, ako ich skontrolujete. Mnohí profesionálni pracovníci sú "majstri stohovače", čo znamená, že majú tendenciu hromadiť hromady papiera, ktoré ich nakoniec prehnali. Urobte záväzok pracovať na projekte a potom, keď skončíte, ihneď ho zložte. V prípade súborov papierov vytvorte farebný systém súborov, pričom každá farba označuje správu, ktorá je pre vás významná. Napríklad implementujte trojbarevný hierarchický systém, v ktorom zelená znamená "vysokú prioritu", žltá znamená "mierna priorita" a červená znamená "nízka priorita". Alebo, ak chcete znížiť počet súborov na stole, použite dvojfarebný systém. Postupujte podľa rovnakej logiky a vytvorte počítačový systém podávania.
Vytvárajte denný zoznam úloh a udržujte ho spolu s vami vždy, aby ste sa sústredili a sledovali. Oddeľte úlohy, keď ich dokončíte. Podobne si nechajte kedykoľvek s vami kalendár a krížové odkazy podľa potreby. Prezrite si svoj zoznam úloh na konci každého dňa a na začiatku každého nového dňa, aby ste upevnili svoje každodenné povinnosti vo vašej mysli.
Stanovte časové limity a termíny pre každú z týchto úloh, optimistické, ale aj realistické. Buďte obzvlášť opatrní v čase, keď prideľujete čítanie a odpovede na e-maily, pretože je neuveriteľne ľahké nasávať do časovo náročného "e-mailového víru." Označte e-maily s "vysokou prioritou" správ, ktoré vám pomôžu zamerať svoje úsilie - a potom sa rozhodnite, či zodpovedajúcim spôsobom odpoviete.
Začnite telefónne hovory a stretnutia s odhadom ich trvania - a potom sledujte hodiny a držte sa plánu. Ľudia budú rešpektovať vašu disciplínu, ak poviete niečo ako: "Keď viem, že sme všetci zaneprázdnení, pokúsme sa čo najlepšie udržať tento telefonát alebo stretnutie na 30 minút."
Nastavte hranice pre spolupracovníkov, ktorí sa môžu pokúsiť zachytiť vás na predĺženom obede alebo dlhotrvajúci rozhovor o svojom hroznom slepej predošlej noci. Zatiaľ čo niektoré sociálne interakcie sú dôležité pre vytváranie vzťahov medzi spolupracovníkmi, buďte opatrní, aby sa nedostali z ruky a hádzali krivky do vášho inak dobre štruktúrovaného pracovného dňa.
Prehodnoťte multitasking. Možno si myslíte, že hovoriť po telefóne, písať e-mail a posúdiť marketingový návrh vás robí super zamestnancom, ale v skutočnosti môžete rozptýliť vašu pozornosť a sú namiesto toho kontraproduktívne. Ak potrebujete, núť sa sústrediť svoju pozornosť na jednu úlohu naraz a porovnať výsledky s multitasking režimom organizácie vášho pracovného zaťaženia.
Posúďte svoje súčasné pracovné zaťaženie skôr, ako sa dohodnete na prevzatie nových zodpovedností. Hoci mnohí zamestnanci predpokladajú, že by mali zvýšiť a nikdy nehovoriť žiadnym takýmto žiadostiam, starostlivo zvážte, či máte čas na dokončenie úloh a či ich možno splniť podľa svojich vlastných vysokých štandardov.
Konzultujte s nadriadeným, aby ste sa uistili, že ste na správnej ceste s plánom usporiadať pracovné zaťaženie v kancelárii. Prečítajte si svoj "akčný plán" a požiadajte o spätnú väzbu.
