Počítačové účtovné systémy sa rozrástli tak bežne, že sotva má zmysel predstaviť si súčasné alternatívy založené výlučne na ručne písaných knihách a strojoch na starú školu. Ale je ľahké sa nadmerne spoliehať na počítačové účtovníctvo. Než sa ponoríte hlbšie do technologických riešení, zvážte potenciálne úskalia umožňujúce stroju a softvérovému programu ukladať všetky vaše dáta a vypočítať základné číselné vzťahy.
Kvalita informácií
Kvalita informácií, ktoré poskytuje počítačový účtovný systém, závisí od kvality zadávaných informácií. Môžete zadať každú šek, potvrdenie a faktúru do služby QuickBooks, ale ak ste nenastavili účtovnú schému služby QuickBooks, aby presne odrážali komplikovanosť vašej firmy, vaše úsilie prinesie iba čiastočné alebo irelevantné informácie. Napríklad, ak vaša firma funguje s viacerými typmi účtov, ako sú napríklad online predajcovia, vitríny z tehál a malty a priamy predaj zákazníkom, vaše účtovné údaje nebudú obzvlášť zmysluplné, pokiaľ tieto kategórie nebudete sledovať oddelene.
Ľudský element
Hoci počítačové účtovné systémy používajú technológiu na výpočet súm a ukladanie informácií, tieto údaje musia byť zadané ľuďmi a títo ľudia musia byť vyškolení. Školenie pracovníkov v oblasti softvérových programov môže byť drahé a znalosti je potrebné pravidelne aktualizovať, pretože počítačové účtovné systémy sa menia niekedy každý rok. Chyby sa vyskytujú v mnohých štádiách krivky učenia a počítačový systém s vzájomne nadväzujúcimi vzormi pravdepodobne spája zdanlivo jednoduché chyby, čo je ešte ťažšie nájsť zdroj problému.
Technologické náklady
Prakticky každý aspekt počítačového účtovného systému je nákladný. Počítače sú exponenciálne drahšie ako účtovníctvo papiera a softvér potrebný na vaše účtovné údaje prináša ďalšie náklady, ktoré sa často musia každoročne obnovovať alebo aktualizovať. Možno budete tiež musieť vyzdvihnúť finančné prostriedky na opravy, alebo najať profesionálov na školenie, vlastný softvér alebo rozvinúť najmä zložité nehody.
Bezpečnosť a stálosť
Počítačové účtovné systémy sú ohrozené otázkami kybernetickej bezpečnosti. Systémy založené na oblakoch ukladajú informácie o vašej spoločnosti na diaľku, kde môžu byť napadnuté. Váš systém môže byť infikovaný vírusom, ktorý ničí alebo poškodzuje informácie. Počítače tiež havarujú pravidelne, takže ak nie ste obzvlášť opatrní pri zálohovaní súborov, môžete stratiť mnohohodinovú prácu. Takže zatiaľ čo počítačové účtovné systémy organizujú informácie a robia výpočty rýchlo a efektívne, môžu vytvoriť falošný pocit istoty. Podstatou je, že nikdy nemôžu úplne stáť na priamu znalosť systémov alebo prvotriednu znalosť podrobností o vašej činnosti.
