Hotelové účtovné postupy pomáhajú firme v oblasti pohostinstva pripraviť presné finančné výkazy, ktoré sú v súlade s predpismi a účtovnými zásadami. Tieto predpisy zahŕňajú medzinárodné štandardy finančného výkazníctva (IFRS) a všeobecne uznávané účtovné zásady v USA (GAAP). Týkajú sa aj pravidiel komisie pre dohľad nad cennými papiermi (SEC) a rady pre dohľad nad účtovníctvom verejných podnikov (PCAOB).
Rozpoznanie príjmov a nákladov
Nariadenia SEC a PCAOB vyžadujú, aby pohostinská spoločnosť zaviedla primerané a funkčné kontroly systémov rozpoznávania príjmov a nákladov. Príjmy sú príjmy, ktoré hotel generuje poskytovaním služieb alebo prenájmom. Príklady príjmových položiek zahŕňajú rezervácie hostí a poplatky za izbu. Hotelový účtovník pripíše účet príjmov na zvýšenie svojej sumy a účtuje na ťarchu na zníženie zostatku na účte. Náklady sú náklady alebo strata, ktoré vzniknú hotelu pri poskytovaní služieb alebo prenájmov. Výdavky sa môžu vzťahovať na platy, náklady na stravu a nápoje a služby. Hotelový účtovník debetuje účet výdavkov, aby zvýšil sumu a zaplatí ho na zníženie zostatku na účte. Pohostinská firma vykazuje príjmy a výdavky vo výkaze ziskov a strát.
Zaznamenávanie aktív a pasív
Manažér hotela musí implementovať primerané pokyny v systémoch evidencie aktív a pasív, pretože položky aktív a pasív poukazujú na finančnú spoľahlivosť spoločnosti. Tieto položky odrážajú pracovný kapitál firmy alebo krátkodobú disponibilitu v hotovosti (prevádzkový kapitál sa rovná obežnému majetku mínus krátkodobé záväzky). Majetok je zdrojom, ktorý vlastní hotel, ako sú hotovosť a zásoby (krátkodobé aktíva) alebo nehnuteľnosti a stroje (dlhodobé aktíva). Záväzok je dlh, ktorý hotel musí splatiť, keď je splatný, alebo finančný prísľub, ktorý musí včas splniť. Krátkodobým záväzkom je dlh, ktorý musí pohostinská firma splácať za rok alebo menej, zatiaľ čo dlhodobý dlh je splatný po roku. Hotelový účtovník debetuje majetkový účet, aby zvýšil sumu a pripíše ho na zníženie zostatku na účte. Opačný údaj platí pre účet pasív. Hotel vykazuje v súvahe aktíva a pasíva.
Finančné výkazníctvo
Účtovné predpisy a postupy, ako napríklad US GAAP a IFRS, ako aj pravidlá SEC a PCAOB, vyžadujú, aby pohostinská spoločnosť na konci každého štvrťroka alebo roka vykazovala "spravodlivé" a úplné finančné výkazy. V hotelovej účtovnej terminológii znamená "spravodlivé" presné alebo objektívne. Kompletný súbor finančných výkazov zahŕňa súvahu (inak známu ako výkaz o finančnej situácii), výkaz ziskov a strát (výkaz ziskov a strát alebo výkaz ziskov a strát), výkaz peňažných tokov a výkaz vlastného imania (tiež označovaný ako výkaz ziskov a strát).
