V knihe "Vedenie kníh: Základné vedenie účtovníctva a účtovníctvo pre úspešný malý podnik, siedme vydanie" Linda Pinson definuje účty splatné ako dlhy dlhované spoločnosťou veriteľom za zakúpené tovary alebo poskytnuté služby. Spoločnosti priradia zodpovednosť za vyplácanie platieb členom svojho účtovného tímu alebo tímu vyhradeného pre účtovníctvo.Tento tím zodpovedný za platenú účtovnú závierku používa štandardné sady procesných postupov.Tieto postupy minimalizujú režijné náklady a zároveň maximalizujú vzťahy s dodávateľmi.
význam
Podvody, sprenevery a chyby pri spracovaní môžu devastovať podnikanie. Je nevyhnutné zaviesť kontrolné postupy na zmiernenie takéhoto rizika. Niektoré bežné a účinné kontroly zahŕňajú: oddelenie povinností na zmiernenie rizika sprenevery; formálne nákupné funkcie a usmernenia na zmiernenie rizika sprenevery, podvodných faktúr a chýb; dolné dolné dolné dolné hranice na zníženie rizika sprenevery a chyby; a systematické potvrdenie čísla faktúr na zmiernenie rizika duplicitných chýb pri platbách.
predajcovia
Veritelia sa pridávajú do databázy spoločnosti ako dodávatelia. Táto úloha je zvyčajne pridelená účtovníkovi alebo finančnému úradníkovi, ktorý nemá možnosť vytvárať platby.
Aby sa zabezpečilo, že platby sa vygenerujú včas, dodávatelia sú vyzvaní, aby spolupracovali s tímom, ktorý má platiť účty, s cieľom riešiť otázky týkajúce sa fakturácie. Kontaktovanie nákupných agentov alebo objednávacieho oddelenia prinesie oneskorenie pri vyhľadávaní alebo vyriešení neplatených alebo čiastočne zaplatených faktúr.
funkcie
Dodávatelia sú poučení, aby zasielali faktúry priamo na oddelenie, ktoré je povinné platiť. Faktúra je časovo označená a začne sa spracovávať hodiny. Ak bola na účely obstarania tovaru alebo služieb vygenerovaná nákupná objednávka, faktúra sa zhoduje s objednávkou a dokladom o prijatí. Mary S. Schaefferová hovorí o tomto procese "troch spôsobov" v knihe "Účty splatné: sprievodca pre vedenie efektívneho oddelenia".
Ak bol nákup uskutočnený bez objednávky, musí spĺňať stanovené pokyny spoločnosti. Ak sú usmernenia splnené, faktúra sa odošle objednávaciemu oddeleniu na schválenie a príslušné kódovanie.
Vyúčtovacie postupy
Analýza splatných účtov je oprávnená vytvárať platby. Analytik pracuje dôsledne na spracovanie faktúr včas, aby sa zabezpečilo, že budú okamžite vyplatené a ak je to možné, budú prijaté zľavy. Obidva tieto ciele majú za následok možnosť kontrolovať režijné náklady. Toto je obzvlášť dôležité, keď sú vládne agentúry penalizované za oneskorené platby.
Elektronické platby sú ďalším nástrojom na úsporu nákladov. Tým sa znižujú náklady na kontroly papiera a minimalizuje sa kontrola podvodu alebo sprenevery. Ak je potrebné vydať čiastočnú platbu alebo odmietnuť platbu, analytik účtuje a vysvetľuje okolnosti.
Interný audit
Analýza účtovných závierok zabezpečuje, že platby sú vyplatené podľa firemných pravidiel. Tím interného audítora spoločnosti selektívne preskúma výsledky práce analytika tým, že požiada o dokumentáciu pre vybranú skupinu faktúr. Audítor preskúma dokumentáciu, aby sa zabezpečilo zavedenie a náležité dodržiavanie kontrolných postupov. Nedostatočné kontrolné postupy vedú k neočakávaným stratám. Dodatočný čas a náklady sú potrebné na zotavenie týchto strát.
