Sezónnosť, 24-hodinové očakávania služieb a schopnosť prispôsobiť sa neustále sa meniacemu životnému prostrediu zorganizujú organizované pracovné postupy nevyhnutné pre efektívne hotelové prevádzky. Hoci pracovné aktivity budú občas plynúť plynulou postupnosťou, počas zaneprázdnených časov sa tie isté činnosti môžu prekrývať. To robí efektívny komunikačný systém dôležitou súčasťou pravidiel, trás a úloh, ktoré vstupujú do organizovaného workflow hotela.
Naplánujte pracovný postup
Vytvorte vertikálny diagram pracovných postupov, ktorý identifikuje každé oddelenie alebo oblasť a zobrazuje postupnosť úloh pomocou textových polí, pripojením šípok a čísel na identifikáciu smeru pracovného postupu. V malom hoteli môžu zahŕňať zákazníkov, recepciu a útvar pre domácnosť. Napríklad, diagram by narušil rezerváciu izby do každého z jeho zložkových krokov: hosť urobí rezerváciu, dostane potvrdenie a príde na recepcii, kde zamestnanci na recepcii spracujú prihlásenie. Keď sa hosť dozvie, recepcia spracuje pokladňu a upozorní na úklid.
Analyzujte úlohy
V hotelovom pracovnom prostredí existujú časy, kedy sa úlohy a zodpovednosti musia prekrývať. Pomocou schémy workflow ako referencie analyzujte úlohy vykonané počas každej zmeny, aby ste lepšie predvídali potreby personálu. Napríklad zamestnanci na recepcii s tretím posunom môžu byť schopní zvládnuť ľahké úlohy v domácnosti a ďalšie administratívne úlohy, ako je aktualizácia databázy rezervácií alebo odpovedanie na e-maily. To môže vylúčiť potrebu naplánovať nočné upratovanie a uvoľniť čas pre zamestnancov na prvom a druhom posune.
Plánovanie zamestnancov
Programovanie zamestnancov a termíny úloh musia byť flexibilné. Napríklad, ak je váš obvyklý čas na registráciu v poobedňajších hodinách, musí byť úklid miestností v tomto čase čistý a pripravený. Budete však musieť upraviť plány alebo prenajať dočasných zamestnancov počas práce. To isté platí pre personál recepcie. Ak zvyčajne naplánujete dve osoby počas dňa a jednu osobu cez noc, možno budete musieť upraviť pracovné plány - niekedy s malým predošlým upozornením - na zabezpečenie prekrytia počas pracovného času.
Plánovanie komunikácie
Dobrý komunikačný plán je nevyhnutný pre organizovaný hotelový pracovný postup. Prečítajte si diagram pracovných postupov a identifikujte kritické komunikačné body. Príklady zahŕňajú stretnutia zamerané na zmenu zmeny, postupy na pohotovostnú službu, mimoriadne situácie v domácnosti a postupy na aktualizáciu náhodných nákupov, ktoré si hostia počas pobytu vyžiadajú. Napríklad zamestnanci domácnosti musia informovať recepciu, keď hosť odstráni predmety z chladničky miestnosti. Zahrňte postupy na oznamovanie zmien workflow, aby ste sa uistili, že nič nie je prehliadané. To môže vyžadovať aj nákup ďalších zariadení, ako sú obojsmerné rádiá alebo mobilné telefóny pre pracovníkov na požiadanie.
