Spravodajskú správu pravdepodobne napíše policajt alebo iný orgán verejnej moci, ktorý prijme vyhlásenie od niekoho, kto podáva sťažnosť. Správa o vyšetrovaní pomáha dôstojníkovi sledovať podrobnosti o sťažnosti, aby mohol byť neskôr prešetrený a sledovaný. Osoba, ktorá píše správu o vyšetrovaní, nemusí byť tá istá osoba, ktorá na ňu nadväzuje, takže čím viac informácií zahrniete do správy, tým lepšie.
Uveďte dátum sťažnosti v hornej časti prehľadu spolu s príslušnými referenčnými číslami.
Vysvetlite povahu sťažnosti, ktorá je stručne oznámená. To zahŕňa kto, čo, kedy a kde.
Zapíšte všetky podrobnosti, ktoré vám poskytne osoba, ktorá podala sťažnosť. Podrobnosti môžu obsahovať údajné spôsoby a dôvody sťažnosti alebo podrobnosti, ktoré je potrebné neskôr potvrdiť.
Zahrňte aj podrobnosti, ktoré poskytli iní svedkovia v správe. Upozornite, keď tieto údaje odporujú tým, ktoré poskytla pôvodná osoba, ktorá podala sťažnosť.
Uveďte príbeh protichodnej strany. Musí sa vždy konzultovať s opačnou stranou sťažnosti a poskytnuté podrobnosti by mali byť presne uvedené, aby bola správa spravodlivá a vyvážená.
Vymenujte všetky dôkazy, ktoré ste zhromaždili a ktoré sa vzťahujú na predmet vašej správy.
Aktualizujte správu, ako pokračuje vyšetrovanie. Ak sa zistia nové dôkazy alebo ak sa podrobnosti preukážu presné alebo nepresné, pridajte tieto informácie do správy o vyšetrení.
Zadajte prehľad. Mnohé z pôvodných poznámok týkajúcich sa sťažnosti budú pravdepodobne ručne písané. Po vyplnení dotazu ho však zadajte pomocou programu na spracovanie textu.
