Mnoho ľudí si myslí, že recepčný a tajomník majú rovnakú prácu, rovnaké povinnosti a dve pracovné tituly sú zameniteľné. Dôvodom, prečo ľudia majú tento predpoklad, je to, že tak tajomníci, ako aj recepční často odpovedajú na telefóny a vykonávajú administratívne úlohy. Obe pracovné miesta sú úplne odlišné, pretože sekretárka a recepčný majú rôzne úlohy a požiadavky.
sekretárka
Povinnosti tajomníka sa líšia podľa druhu tajomníka a veľkosti organizácie. Obchodné trendy sa zmenili s technologickým pokrokom. V minulosti mal každý manažér svoju vlastnú sekretárku. Z dôvodu e-mailu a automatizovanej hlasovej pošty môže tajomník pracovať pre viacerých manažérov. V malej spoločnosti môže byť pre všetkých manažérov jeden sekretár. Spravuje všetku poštu, plánuje schôdzky, objednáva zásoby a odpovedá na telefón. Ak sekretárka pracuje len pre jedného alebo dvoch manažérov, často dostávajú ďalšie povinnosti, ktoré sú podobné povinnostiam správcu. Napríklad tajomník ľudských zdrojov by mohol skontrolovať odkazy. Tajomník musí zvyčajne mať aspoň stredoškolský diplom a mnohé kancelárie dávajú prednosť tomu, aby zamestnali tých, ktorí majú liberálne umelecké vzdelanie, sekretársku prípravu alebo titul alebo certifikáciu z administratívnej školy. Tajomník musí tiež mať rýchlu rýchlosť písania, znalosť počítačov a komunikáciu a zručnosti ľudí, správy Štátnej univerzity.
recepčný
Recepčný je ten, kto vidíte ako prvý, keď idete za dverami podniku. Recepcia pozdraví návštevníkov, odpovie na telefón, píše listy a dokumenty a počas pracovného dňa udržuje čistý priestor na recepcii. Recepčný môže tiež prihlásiť návštevníkov do a mimo firmy, triediť poštu, udržiavať denník návštevnosti zamestnancov a korektné listy, správy a e-maily. Najčastejšie sa uprednostňuje vysokoškolský diplom. Ale ak ste inteligentní a máte priateľské správanie a vzhľad, zamestnávatelia často hodnotia tieto kvality nad formálnym vzdelávaním. Niektoré spoločnosti ponúkajú školenia na pracovisku pre recepčných, podľa Štátnej univerzity.
Rozdiely v zodpovednosti za prácu
Súčasťou zodpovednosti recepčného je pozdraviť návštevníkov spoločnosti; sekretárka nie je zvyčajne zodpovedná za pozdrav návštevníkov. Tajomník môže pozdraviť návštevníkov, ale iba ak navštevujú jedného z konkrétnych manažérov, pre ktorých tajomník pracuje. Tajomník pracuje špeciálne pre jedného alebo viacerých manažérov. Recepcia zastupuje celú spoločnosť a nepracuje konkrétne pod nikoho. Tajomník by mohol mať ďalšie povinnosti, ako je naplánovanie schôdzok, objednávanie tovaru, vykonávanie cestovných opatrení a manipulácia s drobnými hotovosťami. Môže mať aj ďalšie zodpovednosti v závislosti od jeho typu, ako sú právne, finančné alebo marketingové. Povinnosti recepčného sú všeobecné - pozdrav, telefonovanie, triedenie pošty a iné malé povinnosti, ktoré určuje spoločnosť, podľa Štátnej univerzity.
Iné rozdiely
Recepčný pracovný stôl sa často nachádza v najviditeľnejšej oblasti spoločnosti. Je to prvá osoba, ktorú vidíte pri vstupe do spoločnosti. Kancelária alebo oblasť sekretariátu sa často nachádza v blízkosti manažérov, ktorým pracuje. Tajomník je zvyčajne povinný mať aspoň stredoškolský diplom a dokonca aj certifikát alebo titul vysokej školy. Pre recepčného je preferovaný vysokoškolský diplom, ale nie vždy. Od roku 2009 bola priemerná ročná mzda pre recepčných a informačných pracovníkov 2610 dolárov, priemerná ročná mzda pre nižších sekretárov bola 31,060 dolárov a priemerná ročná mzda pre výkonných tajomníkov a administratívnych asistentov bola 44,010 dolárov, podľa Bureau of Labor Statistics.
