Keď potrebujete aktualizovať výcvikovú príručku, obchodný proces alebo príručku, perfektné vozidlo je tréningovou poznámkou. Formát poznámok vám umožňuje zacieliť na príjemcov a zahŕňať včasné následné informácie a je obzvlášť užitočný v situáciách, kedy boli do existujúceho procesu pridané nové právne aspekty alebo požadované kroky. Nasledujúcimi niekoľkými jednoduchými krokmi môžete zabezpečiť, aby vaša poznámka jasne a stručne komunikovala vaše nápady a zároveň sa vyhnúť bežným nástrahám.
Identifikujte svoje publikum. To vám pomôže zahrnúť najdôležitejšie informácie do vašej poznámky. Napríklad, ak píšete, aby ste vysvetlili, ako používať novú kopírku v treťom poschodí, neposielajte poznámku každému zamestnancovi v budove. Alebo ak nový zákon bude mať vplyv na to, ako sa priznávajú čestné vyhlásenia v advokátskej kancelárii, nemusíte zaradiť tím údržby.
Predstavte svoju tému. Prvý pár riadkov by mal umožniť vašim čitateľom vedieť, prečo je táto poznámka pre nich dôležitá. Dajte im vedieť, čo je starý proces, alebo aký súčasný proces sa týka tejto aktualizácie, ako aj dôvod aktualizácie.
Vymenujte nové kroky alebo požiadavky. Použite iba jednu úroveň nadpisov a nechajte svoje vysvetlenia stručné a zamerané. Zahrňte aktualizované informácie, ako aj akékoľvek predchádzajúce kroky alebo procesy, ktoré by už nemali byť dodržiavané alebo vykonávané.
Zahrňte časový riadok. Jasne nechajte svoje publikum vedieť, kedy nadobudne účinnosť nová politika. Ak ide o okamžitú zmenu, jasne uveďte, či existuje predchádzajúci postup alebo akýkoľvek prechodný proces. Napríklad, ak existuje nový formulár na vyžiadanie dovolenky, nechajte zamestnancov vedieť, čo sa stane s požiadavkami, ktoré sa už spracovávajú.
Zatvorte s následnými krokmi. Na konci vašej poznámky nechajte svoje publikum vedieť, čo by mali robiť, ak majú otázky, ktoré vo vašom dokumente neboli zodpovedané. Môže to zahŕňať odkaz na ďalšiu dokumentáciu alebo kontaktné číslo, na ktoré môžu zavolať. Ak je výcviková poznámka súčasťou série aktualizácií, uveďte, kedy bude pripravená ďalšia aktualizácia.
Tipy
-
Obmedziť svoju poznámku na jednu hlavnú tému. Použite druhú osobu (vy), aby ste hovorili priamo svojmu publiku.
