Efektívna komunikácia a výmena informácií sú rozhodujúce pre úspech projektu. Jasná komunikácia zabezpečuje, že každý člen tímu pochopí svoju úlohu a ciele v projekte. Neustála výmena informácií vedie všetkých členov tímu k pokroku a upozorňuje na akékoľvek problémy, ktoré by mohli ovplyvniť pokrok. Nedodržanie účinnej komunikácie môže viesť k nákladným oneskoreniam, ktoré majú vplyv na úspech projektu.
Plán projektu
Plán projektu je ústredným bodom všetkých projektových komunikácií, ako uvádza TechRepublic. Plán umožňuje každému členovi tímu vedieť, čo má projekt realizovať a kto je zodpovedný. Poskytuje kľúčové dátumy a závislosť projektov a prelomí zložité programy na menšie komponenty, ktoré môžu jednotlivci ľahšie pochopiť.
videnie
Komunikácia zabezpečuje, že každý člen tímu má rovnakú víziu výsledku projektu. Publikácia "Houston Business Journal" z roku 2002 opisuje, ako architekti, stavebná firma a vývojári spolupracovali s manažérmi klientských spoločností na dosiahnutí úspechu projektu prostredníctvom jedného spoločného cieľa - obchodného parku, ktorý by vyhovoval potrebám jeho používateľov.
Plánovanie komunikácie
Veľký projekt zahŕňa mnoho členov tímu a širokú škálu komunikačných kanálov. Na zabezpečenie efektívnej komunikácie a výmeny informácií je dôležité, aby projektový manažér plánoval a riadil proces od začiatku a určil, kto potrebuje rôzne informácie v rôznych fázach projektu. Proces je kontinuálny podľa poradenstva Project Perfect, ktorý uvádza, že projektoví manažéri trávia väčšinu času na komunikačných úlohách.
Informačný manažment
Členovia tímu potrebujú rýchly prístup k najnovším verziám projektovej dokumentácie. Vytvorením jedinej webovej stránky alebo databázy projektov môžu projektoví manažéri centralizovať všetky informácie a poskytnúť členom tímu bezpečný prístup k dôležitým dokumentom, ako sú plány, plány, dodávatelia, zápisnice o stretnutiach a správy o pokroku.
Postavenie
TechRepublic identifikuje stavové správy ako jednu z najdôležitejších projektových komunikácií. Zdieľanie aktualizácií stavu zabezpečuje, že všetci členovia tímu sú si vedomí akýchkoľvek kritických problémov alebo neočakávaných zmien, ktoré môžu ovplyvniť plány alebo náklady projektu. Potom môžu vykonať akékoľvek potrebné nápravné opatrenia.
náradie
Komunikačné nástroje, ako napríklad e-mail, videokonferencie a telekonferencie, umožňujú členom projektového tímu jednoduchú a pohodlnú spoluprácu a výmenu informácií, aj keď pracujú na rôznych miestach. Nástroje sociálnych sietí zohrávajú dôležitú úlohu pri riadení projektov. Členovia môžu používať nástroje, ako Twitter alebo Facebook, aby mohli uverejňovať krátke aktualizácie stavu alebo pripomienky k dôležitým projektovým problémom.
