V každom obchodnom prostredí sú stretnutia nevyhnutné. Častokrát, než ľudia, ktorí sa musia zúčastňovať na týchto stretnutiach, ich obľubujú. Možno je to preto, lebo prebiehajú príliš dlho, pretože neexistuje žiadny jasný dôvod na to, aby sa stretnutie uskutočnilo, alebo sa zdá, že sa tieto stretnutia nikdy nevyriešia. Zrejme nespĺňajú päť písmen efektívnych stretnutí: účel, produkt, účastníci, pravdepodobné problémy a proces.
účel
Účel stretnutia je definovaný ako dôvod, prečo sa schôdza musí konať, program alebo kľúčové ciele, ktoré musia účastníci diskutovať. Ak neexistujú žiadne problémy, ktoré by sa mali prerokovať, nie je dôvod na stretnutie. Stretnutia bez jasného účelu sú stratou času všetkých.
výrobok
Výsledok stretnutia opisuje požadovaný výsledok, ktorý by sa mal dosiahnuť, keď je všetko povedané a urobené. Nie je to len požadovaný výsledok stretnutia, ale aj požadované výsledky akýchkoľvek budúcich firemných projektov a tovaru, o ktorých sa diskutuje počas stretnutia. Uvedenie produktu schôdzky vpredu vedie stretnutia na trati, vedie rozhovory s tým, že sa rozptýlia na témy, ktoré nespĺňajú účel stretnutia.
účastníci
Účastníci stretnutia sú len tí, ktorí sa musia zapojiť, ľudia, ktorí majú názory alebo pracovné miesta priamo ovplyvňujú účel a výsledok stretnutia. Napríklad nemocničný zdravotnícky personál by nebol účastníkom stretnutia o nemocničných počítačových systémoch. Sestry a lekári by sa však zúčastňovali na stretnutiach týkajúcich sa otázok týkajúcich sa zdravia a chorôb alebo stretnutí, ktoré im pomôžu získať oddelenia pre pokračujúce vzdelávanie, CEU, povinné aktualizovať svoje licencie.
Pravdepodobné problémy
Pravdepodobnými problémami sú obavy, ktoré medzi účastníkmi pravdepodobne vznikajú, problémy, ktoré v súčasnosti vidia v bodoch programu alebo akékoľvek problémy, ktoré predpokladajú s možnými riešeniami, ktoré sa objavili počas stretnutia. Medzi pravdepodobné problémy patrí aj chytenie chýb, ktoré sa mohli počas príprav na stretnutie vyskytnúť. Napríklad niekto dá prezentáciu o možných riešeniach problémov uvedených v agende. Niekto na stretnutí si môže všimnúť, že chýba jeden alebo dva fakty a že tieto skutočnosti môžu mať značný vplyv na výsledok stretnutia alebo na riešenie. Problémom môže byť problém s nákladmi na projekt alebo s časom na dokončenie projektu.
proces
Proces schôdze zahŕňa kroky potrebné na udržanie stretnutia na ceste a na dosiahnutie cieľov stretnutí. Mohlo by to tiež zahŕňať vytvorenie plánu na dosiahnutie budúcich projektov a tovaru, ktoré by im umožnili pokračovať. Uvedenie procesu v krokoch vopred umožňuje všetkým zainteresovaným spôsobom zabezpečiť, aby dosiahli účel a výsledok stretnutia, projektu alebo merchandisingu. Je to prostriedok na sledovanie priebehu stretnutia.
