Pridelenie úlohy zaberania zápisníc na stretnutí si niektorí ľudia vnímajú ako nevďačnú úlohu.Ovládanie umenia, pokiaľ ide o efektívne stretnutia, nielenže pomôže účastníkom porozumieť problémom, diskutovať a súhlasiť s akčnými záležitosťami, ale môže pomôcť aj iným, ktorí neboli pri stole pri rozhodovaní. Nepodceňujte silu a efektívnosť učenia, ako zvládnuť túto písaciu zručnosť.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Program stretnutia
-
Zoznam účastníkov
-
Pero alebo ceruzka
-
Poznámkový blok alebo prenosný počítač
-
Zariadenie na záznam zvuku (voliteľné)
Začnite minúty stretnutia v hornej časti napísaním mena stretnutia, miesta, dátumu a času, kedy sa konalo.
Uveďte zoznam pozvaných účastníkov, ktorí sú prítomní podľa ich mena, názvu a oddelenia, ktoré zastupujú, spolu s pozvanými, ale nie prítomnými. Uveďte aj mená pozvaných hosťujúcich rečníkov alebo moderátorov.
Vytvorte podsekciu pre každú položku programu a berte poznámky, pretože diskusia sa týka tejto témy. Zaznamenajte kľúčovú diskusiu a pokúste sa podľa možnosti pokúsiť sa uviesť meno osoby spojené s kľúčovými bodmi.
Po diskusii na túto tému napíšte akékoľvek dohodnuté ďalšie kroky alebo rozhodnutia týkajúce sa tejto položky programu, aby zahŕňali odporúčané akcie, kto, kedy je to potrebné, zodpovedné osoby alebo oddelenie pre implementáciu atď. Toto je najdôležitejšia časť zápisu pretože akčné plány zo stretnutia budú odvodené z tejto časti.
Akékoľvek problémy alebo diskusné body, ktoré boli vznesené, ale neboli vyriešené, ich pridajte do samostatnej sekcie vašich minútových stránok s označením "Nevyriešené problémy". Účastníci schôdze si môžu pozrieť neskôr a hostiteľ schôdze sa potom môže rozhodnúť, ako najlepšie zvládnuť riešenie týchto položiek.
Na záver zápisnice napíšte dohodnutý nasledujúci dátum, čas a miesto schôdze spolu s ďalšími informáciami, ktoré musia účastníci poznať pri príprave na ďalšie zasadnutie.
Nakoniec sa uistite, že všetci pozvaní účastníci budú prítomní alebo nedostanú kópiu minút. Je to dobré pravidlo, aby ste sa pokúsili o rozdelenie minút do 24 až 48 hodín po stretnutí. Týmto spôsobom, ak je niečo nepresné, alebo niekto bol nesprávne citovaný, môže byť opravený, keď je na mysli každého účastníka čerstvý.
Tipy
-
Je dôležité mať presný zoznam tých, ktorí sú prítomní, pretože môže byť dôležité poznať neskôr, kto bol prítomný a zúčastnil sa na rozhodovaní o kľúčových rozhodnutiach na stretnutí. Nezabudnite napísať aj svoje meno a dátum, kedy ste minutia spolu so súborom kde je možné nájsť minúty, ak sú uložené elektronicky na počítači.
Výstraha
Je to v poriadku, aby ste mali skratku, ale snažte sa neparafralizovať alebo zasahovať svoje vlastné slová, pripomienky alebo názory na to, čo si myslíte, že niekto povedal, cítil alebo premýšľal - napíšte minúty, ako to osoba uviedla.
