Keď podniky prvýkrát začali používať počítače vo veľkom počte, experti oznámili príchod "bezpapierovej spoločnosti". Počítačová revolúcia má stále spôsob, ako splniť tento konkrétny sľub. Napriek tomu tradične papierové procesy - obchodné i osobné - pokračujú v migrácii do počítačovejších foriem a z niektorých veľmi dobrých dôvodov.
Dokumenty
Počítač priniesol veľkú jednoduchosť a flexibilitu pri vytváraní a úpravách dokumentov. Na rozdiel od písacieho stroja, počítačové programy na spracovanie textu ponúkajú takmer neobmedzený výber štýlov, písiem a formátov pre dokumenty. Chyby v písaní možno ľahko opraviť na obrazovke bez potreby korekčnej kvapaliny alebo korekčnej pásky. Celé bloky textu je možné jednoducho kopírovať z jedného dokumentu do druhého bez toho, aby bolo potrebné prepísať ho. Fotografie a ďalšia grafika môžu byť do dokumentu zahrnuté s veľmi malým úsilím.
zdieľanie
Zdieľanie dokumentov pomocou počítačového systému je jednoduché. Nie je potrebné robiť fyzické kópie dokumentu a potom pošlite alebo faxujte príjemcom. Dokument v súbore v počítačovom systéme môže byť zdieľaný s každým iným, kto má prístup k tomuto systému jednoducho tým, že má zobraziť dokument na obrazovke svojho počítača. Dokumenty je možné zdieľať mimo spoločnosti jednoduchým pripojením dokumentu k e-mailu odoslanému príjemcovi.
podania
Účelom podania nie je iba ukladanie dokumentov, ale aj ich ľahké sprístupnenie. Počítač v tom vyniká tak, že jednoduchá kartotéka nikdy nemohla. Dokumenty uložené v počítačovom systéme sú automaticky indexované systémom riadenia súborov počítača. Tieto indexy sú automaticky aktualizované a udržiavané systémom bez ohľadu na to, ako často sa dokument môže presúvať alebo upravovať. Doklady môžu byť dokonca umiestnené tým, že počítač vyhľadá veľké množstvo dokumentov pre konkrétne slová alebo frázy. Okrem toho môžu počítačové systémy archivovať veľké množstvo dokumentov v malej časti priestoru vyžadovaného fyzickými kartotékmi.
funkčnosť
Namiesto toho, že je elektronickým dokumentom statického papiera, elektronický dokument sa môže stať skutočne interaktívnym subjektom. Elektronická verzia vyplňovacieho formulára môže napríklad umožniť zadanie údajov priamo do dokumentu pomocou kontroly a overovania chýb v reálnom čase. Výpočty a funkčnosť môžu byť postavené priamo do dokumentu. Napríklad existujúci zákazník môže byť uvedený na elektronickom dokumente tým, že dokument používa databázu zákazníckych databáz počítača, aby umožnil používateľovi jednoducho vybrať meno zákazníka zo zoznamu všetkých zákazníkov v súbore. Logika zabudovaná do dokumentu potom automaticky prenesie informácie zákazníka do dokumentu vrátane adries, zákazníckych účtovných čísiel alebo akýchkoľvek iných požadovaných údajov.
bezpečnosť
Fyzická bezpečnosť súborov spoločnosti je mimoriadne dôležitá. Súbory musia byť zabezpečené proti fyzickému poškodeniu alebo zničeniu. Prístup k súborom aj neoprávneným personálom sa musí zabrániť. Počítačový systém podávania zjednodušuje tieto úlohy. Kópie počítačových súborov môžu byť ľahko vytvorené a uložené na rôznych miestach, a to na viacerých počítačových platformách v rámci siete, alebo na vymeniteľných dátových médiách pre fyzické ukladanie mimo miesta. Súbory v počítačovom systéme môžu byť tiež šifrované tak, aby boli nečitateľné tým, ktorí nemajú povolenie na prezeranie súborov.
