Požiadavka na predkladanie návrhov, známa aj ako RFP, je dokument, ktorý vytvoríte, keď potrebujete obstarávať nové tovary alebo služby pre svoju firmu. RFP vysvetľuje vaše konkrétne potreby potenciálnym dodávateľom a vyzýva ich na predloženie cenových ponúk, ktoré môžete prehodnotiť. Umožní vám vybrať dodávateľa, ktorý vám poskytne najlepšiu úroveň služieb pre váš podnik v rámci rozpočtu, ktorý povolíte. Aj keď neexistuje štandardizovaný formát na písanie RFP, tieto podrobné pokyny vám pomôžu vytvoriť efektívny a jasný RFP pre akékoľvek obchodné potreby.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Počítač s programom na spracovanie textu
-
Tlačiareň (na odoslanie)
-
Papier (na odoslanie)
-
Obálky / poštovné (na odoslanie)
-
Prístup k internetu (na odosielanie e-mailom)
Určite svoje potreby. Chcú stráviť určitý čas určením presne toho, o čo žiadate a koľko ste ochotní za to zaplatiť. RFP bude pokrývať vašu potrebnú potrebu "mať na to" (vaše požiadavky) a svoje "príjemné" (vaše potreby), ale určite, čo musí dodávateľ poskytnúť alebo poskytnúť, aby ste získali vašu firmu, Ide o podstatnú časť procesu - ak nemôžete jednoznačne definovať svoje potreby, nedostanete späť návrhy, ktoré by riešili tieto potreby.
Navrhnite obrys. Opäť, zatiaľ čo neexistujú žiadne tvrdé a rýchle pravidlá na to, ako zostaviť RFP, poskytnite čo najpresnejšie a konkrétnejšie informácie, ktoré môžete. Prinajmenšom sa pravdepodobne ocitnete pomocou hlavičiek sekcií, ktoré obsahujú úvod (nielen úvod do vašej spoločnosti, ale na projekt / potrebu a ako by ste chceli vidieť túto potrebu riešiť), požiadavky (" (to, koľko ste ochotní minúť) a časové línie (ako rýchlo to potrebujete). Môžete zistiť, že pridáte alebo odčítajte sekcie, podľa potreby pre konkrétnu RFP, alebo dokonca pridajte podsekcie pre ďalšie informácie, ktoré by dodávateľ potreboval vedieť predtým.
Vyplňte časť s požiadavkami. Toto je zvyčajne najdlhšia časť a tá, ktorá vyžaduje najväčšiu pozornosť. Nezabudnite vysvetliť, čo potrebujete, nie to, ako to potrebujete, ak proces nie je špecifickou a podstatnou súčasťou projektu. Tiež používajte jasné slová na to, aby ste rozlíšili medzi svojimi "musíš mať" (používa, musí, a vyžadované) a "pekné na to" (môže, môže a voliteľné).
Napíšte svoj RFP. Môžete vyhľadávať on-line vzorky RFP, ak máte blok spisovateľa.
Kontrola pravopisu a korektúra vašej RFP. V niektorých odvetviach môže mať nesprávna desatinná čiarka obrovský rozdiel.
Distribúciu RFP. Môžete to posielať poštou alebo e-mailom potenciálnym dodávateľom, s ktorými ste oboznámení, alebo ho môžete sprístupniť inými spôsobmi, napríklad umiestnením na webovú stránku vašej spoločnosti.
Vyberte svoju víťaznú cenovú ponuku.
Tipy
-
Pripravte si RFP 8 - 10 týždňov pred tým, ako budete potrebovať projekt alebo službu. Umožňuje to čas na filtrovanie návrhov a na dosiahnutie najlepšieho rozhodnutia.
Vopred sa rozhodnite, aké kritériá výberu použijete na určenie víťaznej ponuky. Všetky spoločnosti majú rôznu silu a prispôsobia svoj návrh na to, aby zohrali tieto silné stránky. Hľadáte najlepšiu cenu, najskúsenejší predajcu alebo najrýchlejší čas obratu?
Môžete požadovať, aby dodávatelia pripravovali svoje návrhy konkrétnym spôsobom alebo vo formáte, ale povedzte im túto požiadavku v RFP.
Výstraha
Predajca zvyčajne platí, aby pripravil svoj vlastný návrh / ponuku ako bežnú prax vo väčšine odvetví. Možno to však budete chcieť jasne vysvetliť v RFP.
