Každá žiadosť o predloženie návrhov by mala obsahovať sprievodný list, aj keď vaša ponuka obsahuje zhrnutie. Každý z nich slúži inému účelu a pracujú spoločne nielen na vytvorenie dobrého dojmu, ale aj na dokázanie, že rozumiete požiadavkám klienta aj pracovného miesta. Pretože sprievodný list by mal ukázať, že rozumiete kľúčovým požiadavkám klienta bez toho, aby ste sa stali mini-návrhom, niektorí ľudia zistia, že je ťažšie písať.
Nastavte správny tón
Váš vzťah s potenciálnym klientom a niekedy aj inštrukcie v RFP súbore určuje, či má list nadobudnúť formálny alebo osobný tón. Pokiaľ ste úprimní a úprimní, personalizované listy, v ktorých kompliment a poďakovanie klientovi sú často najefektívnejšie. Napríklad uviesť vyhlásenia ako "Chcem využiť túto príležitosť, aby som vám poďakoval za všetku vašu pomoc" a "Vašu pomoc a usmernenie sa ukázali ako neoceniteľné" v texte tohto listu.
Formát a štýl
Pomocou písacieho papiera s hlavičkou a formátu obchodného listu rozdeľte písmeno na tri časti: úvod, telo a krátky odsek. Použite serif písmo, ako napríklad Garamond, Gruzínsko alebo Times New Roman, pretože veľa ľudí ľahšie číta pätkové písma. Obmedzte sprievodný list na maximálne jednu alebo dve strany.
Otvorenie
Otvorte sprievodný list s krátkym a dôležitým úvodným vyhlásením, ako je "Uzatvorený je návrh, ktorý som vám sľúbil" alebo "Rada som sa s vami rozprávala o vašom návrhu projektu." Nasledujte to s odsekom, v ktorom komunikujete úplne pochopením, požiadaviek riadenia RFP. Povedzte čitateľovi, či návrh obsahuje akékoľvek prílohy, a ak áno, krátko zvýraznite obsah a dokončite úvod zadaním časového rámca, v ktorom je cenová ponuka platná.
Telo
Zahrňte všetky požadované informácie, ako napríklad históriu vašej firmy, kvalifikácie alebo referencie, ktoré RFP môže požadovať v texte písmena. Zamerajte zvyšok písmena na riešenie až štyroch kľúčových potrieb klienta. Napríklad pomocou bodov odrážky zhrňte, ako bude váš produkt alebo služba spĺňať najdôležitejšie potreby klienta. Potom rozbaľte každú odrážku v ostatných odsekoch.
Zatvoriť
V záverečnom odseku uveďte úplné informácie pre kontaktnú osobu vrátane mena, názvu, adresy, telefónneho čísla, faxového čísla a e-mailovej adresy. Zahrňte "ďalší krok" alebo výzvu na akciu, ako napríklad "Budem vás kontaktovať neskôr tento týždeň, aby som odpovedal na akékoľvek otázky, ktoré máte" alebo "Zavolám vám na budúci týždeň, aby ste diskutovali o tomto návrhu" Dokončite zdvorilým výrazom a vaše meno a názov.
