Mnoho majiteľov firiem sa obáva, písanie listov zbierky a formálne ospravedlnenia z obavy z odcudzenia alebo ďalšie porušovanie svojich zákazníkov. V obidvoch prípadoch musíte riešiť dôležitý problém a súčasne udržať dobrú vôľu zákazníka. Keď pochopíte niekoľko základných princípov o písaní listov riešenia problémov, zistíte, ako môžu byť tieto typy písmen napísané spôsobom, ktorý vytvára dobré meno.
Formát a štýl
Mohlo by byť užitočné myslieť na problém-riešenie list ako miniatúrna esej napísaná vo formáte obchodného listu. Postupujte podľa rovnakého formátu, používajte ten istý štýl a používajte rovnaké 12-bodové písmo Times New Roman ako v každom obchodnom liste. Jediné zmeny, ktoré by ste mali urobiť, sú slová používané v tele a záver časti. Väčšina písmen riešenia problémov zahŕňa aj prílohy. Označte to zadaním príkazu "Priestory" jeden riadok pod zatváraním a následne uveďte názov každého dokumentu, ktorý obsahuje písmeno.
Zdôraznite pozitívne slová
Krátke, priame a personalizované písmená znižujú šancu na nedorozumenia a sú často najefektívnejšie. Okrem toho sú slová s pozitívnym skrútením viac pravdepodobné, že prinesú pozitívnu odpoveď. Purdue University Online Writing Lab navrhuje, aby ste sa vyhli slovám a frázam ako "bohužiaľ", "neschopnosť", "problém" a "neúspech", ktoré vyjadrujú nepríjemné fakty. Namiesto toho zdôraznite to, čo môžete alebo ste ochotní urobiť skôr než to, čo nemôžete alebo nechcete robiť.
Úvodné a záverečné vyhlásenia
Otvorte a zatvárajte list jednoduchými a priamymi vyhláseniami. Úvodné vyhlásenie, ako napríklad "Ďakujeme, že ste si venovali čas na vysvetlenie vášho záujmu o …", odkazuje a identifikuje problém. Zatvorte s vyhlásením, ktoré zdôrazňuje vašu túžbu zachovať vzťah. Vyhlásenia ako "Oceňujeme vašu firmu" alebo "Znovu sa zaväzujeme poskytovať vysokokvalitný zákaznícky servis, ktorý očakávate od našej spoločnosti" sú dva bežné príklady.
Telo
V odseku prvého článku odkazujte na príslušné základné informácie a všetky predchádzajúce správy, aby ste preukázali, že chápete obavy zákazníka. Ponúknite jasné a konkrétne riešenie problému - vrátane gest alebo akcií dobrej vôle, ktoré ste už podnikli alebo plánujete podniknúť - v treťom odseku.Napríklad, ak píšete list o zbierke prvej žiadosti, vezmite si na vedomie predchádzajúci záznam o dobrom platbách zákazníka, ale spomeňte zákazníkovi o termínoch splatnosti platby. Ako riešenie ponúkame prácu so zákazníkom na vytvorenie alternatívnych spôsobov platby alebo predĺženie lehoty splatnosti výmenou za spiatočný telefónny hovor.
