Toľko firiem sa spolieha na recepčný, aby im nastavil tón, ale trávia čo najmenší čas naplnením konkrétnej pracovnej pozície, namiesto toho sa zameriavajú na "profesionálnych" pracovníkov.
Určitý typ osoby je určený na stretnutie a pozdravovanie klientov a odpovedajúcich telefónov. Zamestnanec, ktorý nikdy nemá zlé veci povedať o niekom, je priateľský a optimistický a miluje, aby sa ľuďom páčilo, že najlepšie vyhovuje tejto pozícii.
Dobrý recepčný odpovie na telefón s jedinečným vkusom, s dôrazom na určité slovo. Telefón by mal odpovedať úsmevom na tvári a skutočným záujmom o to, čo človek na druhom konci má povedať. Tak často sa kancelárie spoliehajú na systémy hlasovej pošty. To je istý spôsob, ako prísť na šťastný, priateľský, živý hlas na druhom konci linky.
Potrebujete recepčný, ktorý sa bude obliecť, aby zapôsobil na svojich klientov a hrdý na svoje kancelárske priestory.
Je dôležité, aby dobrý recepčný bol pre zamestnancov nárazníkom. Ak je niekto z personálu veľmi zaneprázdnený, recepčný by mal vedieť. Informovaný recepčný môže zamestnancom pomôcť vyhnúť sa zbytočným záchvatom na poslednú chvíľu bez toho, aby odmietli oprávnené stretnutia.
Je vhodné, aby recepčný začal diskutovať s klientmi, pokiaľ to nie je kontroverzné. Nechcete, aby váš klient predpokladal, že filozofia recepcie je odrazom spoločnosti ako celku. Všeobecné otázky a malé diskusné témy sú v poriadku.
Recepcia by mala byť rozšírením marketingového tímu. Sledovanie dôležitých dátumov, poskytovanie informácií, ktoré chcete, aby váš klient vedel, ale dávajúc ho takým spôsobom, aby sa váš klient cítil ako mimoriadny, je dar a dobrý recepčný to bude mať.
Recepcia by mala zabezpečiť, aby sa firemné brožúry nachádzali na konferenčnom stole a udržiavali kávovú nádobu plnú a čerstvú, naplnenú misku na kávu a klienti prechádzali bezproblémovo cez oblasť recepcie.
Ak ste nevytvorili spoločný kalendár, aby mal recepčný prístup k prezeraniu naplánovaných schôdzok, bolo by dobré, keby sa to stalo. Môžete to urobiť ľahko, ak ste v sieti; jednoducho nechajte recepčný v sieti. Ak to váš e-mailový systém neumožňuje, môžete nastaviť kalendár na internete a požiadať všetkých, aby uverejnili schôdzky, o ktorých by mal recepčný potrebovať vedieť.
