Adresovanie obchodného listu jednej osobe je pomerne jednoduché. Napíšete meno a adresu osoby pomocou formátu US Post Office a postupujte podľa pokynov v časti "Vážený pán / manželka / manželka". Keď potrebujete adresovať viacerých príjemcov v jednom obchodnom liste, veci sa komplikujú. V závislosti od polohy príjemcov budete buď adresovať individuálne každému príjemcovi alebo v dolnej časti písmena použijete notáciu "carbon copy" - "cc".
Viacerí ľudia, rovnaká adresa
Pri adresovaní viacerých príjemcov v tej istej organizácii nie je potrebné opakovať adresu niekoľkokrát. Jednoducho napíšte názov a názov každého príjemcu, po ktorom nasleduje jedna adresa spoločnosti. Mal by vyzerať takto:
Pani Mary Harris, generálna riaditeľka
Pán Robert Martinez, riaditeľ pre zariadenia
Philippa Bennett-Price, finančná riaditeľka
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Váš pozdrav by mal potom uvádzať mená v rovnakom poradí ako adresa, za ktorým nasleduje dvojbodka (":"), napríklad "Drahá slečna Harrisová, pán Martinez a Dr. Bennett-Price:" Písanie "Milá Mary, Robert a Philippa: "je úplne v poriadku, ak ste na meno. Je zdvorilé, aby každej osobe poslali samostatné písmená a obálky, preto si pre každého príjemcu vytlačte a podpíšte originálnu kópiu.
Viac ľudí, iná adresa
Ak sa rovnaké písmeno dostane do viacerých príjemcov na rôznych miestach, každá osoba dostane individuálne adresovaný list. Uveďte, že ste tento list poslali iným ľuďom tak, že v spodnej časti písmena pod riadok podpisu umiestnite znak "cc:", za ktorým nasledujú mená ostatných príjemcov v abecednom poradí. "CC" znamená uhlíkovú kópiu, odkazujúc na uhlíkový papier, ktorý bol použitý na vytvorenie dodatočných kópií dokumentov pred vynálezom kopírovacieho stroja - dnes používame výraz "zdvorilostná kópia". Nezabudnite revidovať riadok "cc:" v každom písmenom tak, aby každý príjemca vedel, kto sú všetci ostatní príjemcovia. Uveďte ich adresy, ak to bude užitočné pre vášho príjemcu.
Keď existuje veľa adresátov
Ak máte viacerých príjemcov, ako sú členovia výboru, môže byť vhodnejšie pripraviť jediný list adresovaný skupine a umiestniť distribučný blok na konci listu. Je prijateľné pozdraviť väčšie skupiny ako skupinu ľudí, napríklad "Drahí investori" alebo "Drahí členovia rady". Ak je list rozdelený interne vo vašej organizácii, je dobré použiť neformálne pozdrav "Drahí všetci".
Slovo opatrnosti
Aj keď existuje určitá etiketa na adresovanie listov viacerým príjemcom, neexistujú žiadne tvrdé a rýchle pravidlá. Vaša spoločnosť môže mať svoj vlastný štýl, ktorý môže alebo nemusí dodržiavať tradičné štandardy. Konzistencia dáva dobrý dojem o vašej značke, preto skontrolujte, či všetci vaši zamestnanci sledujú rovnaký štýl v každej obchodnej komunikácii.
