Ak ste vo výbore a potrebujete vytvoriť správu, na ktorej by ste mohli diskutovať o vašej schôdzi, je dôležité zabezpečiť, aby ste boli pripravení na stretnutie a porozumeli vám základom, ako napísať správu výboru. Po niekoľkých krokoch vás môže začať od začiatku až do konca, a budete mať kompletnú správu pripravenú dať jednotlivcovi alebo skupine sledovanie pokroku vášho výboru.
Prineste s vami pero a papier alebo laptop na vašu schôdzu výboru. Zaznamenávajte dátum, čas, účastníkov, vrátane názvov a dĺžku stretnutia. Zapíšte si témy do programu a čo sa mohlo diskutovať bez konkrétneho času. Všimnite si, kto súhlasil a kto nesúhlasil, dôvod a ďalšie dôležité informácie, ktoré sa vyskytli počas stretnutia. Ak sa na tému výboru nerozhodne a komisia sa rozhodne predložiť diskusiu až do budúceho zasadnutia, uistite sa, že to vezmete na vedomie a keď sa výbor znova stretne na túto tému.
Vytvorte prehľad z vašich poznámok, ktorý podrobnejšie posúdi stretnutie a poskytne všetky informácie v organizovanom formáte. Možno budete chcieť začať s titulnou stránkou, ktorá obsahuje dátum, čas, dĺžku stretnutia a ktorí sa zúčastnili.
Pokračujte tým, že napíšete prvú tému schôdze výboru, ako aj podrobné informácie o tom, o čom sa diskutovalo a o čom sa rozhodlo, vrátane informácií o hlasovaní výboru. Prejdite každú tému a urobte to isté. V závislosti od typu výboru a od dôvodu stretnutia by ste mohli chcieť zahrnúť potenciálne rizikové faktory, ak sa akcia nesleduje, alebo ak nie je určená akcia. Napíšte, keď sa výbor znova stretne. Napíšte zoznam tých, ktorí dostanú správu v spodnej časti zoznamu.
Prečítajte si prehľad, aby ste sa uistili, že dokument neobsahuje interpunkčné a gramatické chyby. Prečítajte si správu komisie, aby ste zabezpečili, že obsah je presný a pozrite sa na poznámky. Pred dokončením kompletnej správy o stretnutí preveďte dokument podľa potreby.
Vytvárajte kópie a poskytnite správu účastníkom, ako aj predstavenstvu, iným výborom, manažérom alebo ostatným, ak je to relevantné.
Tipy
-
Ak dávate prednosť nahromadeniu zápisu na stretnutí, uistite sa, že máte povolenie každého člena výboru predtým, než sa na stretnutie prihlási.
Výstraha
Vyhýbajte sa vloženiu informácií do správy, ktorá sa dostane von z témy, aby sa zabránilo plneniu a držte sa faktov. Ak sa niekto vo výbore začal rozprávať o svojich deťoch, nezahrňte ho, pokiaľ sa nejedná o prácu, ktorú vykonáva výbor, ako je program na čítanie detí.
