Existujú pravidlá a postupy, ktoré vám pomôžu usmerňovať spôsob fungovania vašej firmy interne aj externe. Periodické preskúmanie vašich zásad a postupov zaručuje, že vždy dodržujete osvedčené postupy. Hodnotenie pomáha aktualizovať vaše pokyny podľa potreby tak, aby odrážali zmeny vo vašom podniku alebo hospodárstve a riešili oblasti, v ktorých spoločnosť potrebuje alebo znepokojuje.
Definujte pravidlá
Polícia sú vaše písomné protokoly o tom, ako zvládnuť rôzne obchodné funkcie. Môžete napríklad mať interné pravidlá pre veci, ako je oblečenie na pracovisku, návšteva alebo ako sa požadujú dni dovolenky. Môžete mať aj externé pravidlá týkajúce sa problémov, ako je nákup alebo vybavovanie sťažností zákazníkov. Podľa KCG Consulting Group sa v politike stanovila etapa vývoja, vykonávania a hodnotenia postupov a mala by byť v súlade so strategickými cieľmi organizácie. Politiky zvyčajne určuje vlastník, vrcholový manažment, poradná rada alebo správna rada.
Pravidlá kontroly
Pravidelne skúmajte pravidlá, aby ste zabezpečili, že sú úplné, komplexné a ľahko zrozumiteľné. Použite spätnú väzbu medzi zákazníkmi a zamestnancami v procese. Podľa KCG by mala byť politika písomná, s individuálnym súborom smerníc pre každú politiku. To uľahčuje pochopenie a kontrolu a zmenu v prípade potreby. Napríklad, ak si zákazníci pravidelne sťažujú, že nemáte stanovené pravidlá vrátenia alebo vrátenia peňazí, alebo ak zamestnanci tvrdia, že neexistuje spravodlivý proces, ako ľudia používajú osobné dni, stojí za to, aby ste tieto otázky pridali do agendy kontroly pravidiel. Ak zásada už nemá praktický zmysel alebo už nie je použiteľná, môžete ju aktualizovať alebo odstrániť.
Definujte postupy
Postupy sú kroky alebo procesy, ktoré vaša firma používa pri každodenných obchodných aktivitách. Napríklad, môžete mať postup, ako môžete kontrolovať návštevníkov, otvoriť alebo zatvoriť firmu za deň, alebo vyčistiť alebo obsluhovať stroje. Zavedenie procedurálnych usmernení pomáha zabezpečiť bezpečnú a efektívnu prevádzku vašej firmy, a to najmä v oblastiach, kde by nesprávne kroky mohli byť nebezpečné alebo nákladné. Ak napríklad nemáte postup na uzamknutie vašich obchodných dverí v noci, môžete otvoriť spoločnosť na potenciálnu krádež alebo vandalizmus. Podľa KCG by postupy mali obsahovať informácie týkajúce sa toho, kto robí čo, kedy to robí, v akom poradí a z akého dôvodu.
Revízne postupy
Činnosti, ktoré majú viacero krokov alebo kroky, ktoré sa musia použiť v určitom poradí, by mali mať procedurálne usmernenia. Ak niektorý prvok vašej firmy prekoná časté chyby, postup pre túto oblasť by mal byť hodnotený. Napríklad, ak zákazníci pravidelne sťažujú na oneskorené zásielky, posúďte svoje postupy pri prijímaní objednávok, plnení obalov a sledovania dopravy. To vám pomôže identifikovať oblasti, kde je potrebné objasnenie alebo väčšie vymedzenie pojmov. Preskúmajte postupy tým, že sa od zamestnancov nepýtajte proces, ktorý si prečítajte vaše existujúce pokyny a identifikujte oblasti, ktoré nedávajú zmysel alebo je ťažké pochopiť.
