Monitorovanie a hodnotenie procedúr verejného obstarávania je neoddeliteľnou súčasťou riadenia organizácie. Proces obstarávania si vyžaduje od manažmentu vysokú mieru pozornosti, aby sa zabezpečilo, že sa nestane obeťou podvodu a korupcie. Postupy obstarávania musia zahŕňať účinné kontroly na dosiahnutie zodpovednosti a transparentnosti. Neustále monitorovanie a hodnotenie obstarávacieho procesu zo strany manažmentu zabezpečuje integritu a dodržiavanie zákonov a etických noriem.
Identifikujte existujúce vnútorné ovládacie prvky a či ovládacie prvky fungujú tak, ako boli navrhnuté. Nemala by existovať žiadna príležitosť na to, aby sa niektorý z ovládacích prvkov prepustil. Kľúčové vnútorné kontroly, ktoré sa majú posúdiť, zahŕňajú oddelenie povinností, kontroly dohľadu, prijímanie kontrol, povoľovacie kontroly a kontroly zaznamenávania.
Vytvorte kontrolný zoznam dodržiavania pravidiel, ktorý určí, či sa dodržiavajú postupy verejného obstarávania. Kontrolný zoznam by mal byť navrhnutý so spoluprácou zamestnancov a manažmentu. Zúčastnením sa vývoja kontrolného zoznamu je zamestnanec v podstate vyškolený a má väčšiu informovanosť o tomto procese. Dobrý kontrolný zoznam súladu posilňuje existujúce postupy a prekladá ciele spravodlivosti, otvorenosti a hospodárskej súťaže.
Vykonajte hodnotenie rizík s cieľom zmapovať alebo identifikovať možné obavy, nedostatky alebo oblasti s vysokým rizikom. Identifikáciou ukazovateľov alebo "červených vlajok" môže organizácia zabezpečiť, aby existovali primerané vnútorné kontroly na zabránenie nezrovnalostiam. Identifikáciou rizík možno konflikt záujmov a výskyt podvodov a korupcie obmedziť.
Trasovanie špecifických obstarávaní prostredníctvom celého procesu obstarávania. Zvážte, či verejné obstarávanie zabezpečovalo otvorenú hospodársku súťaž a či bolo transparentné a bez diskriminácie niektorým dodávateľom. Určiť, či použitá metóda obstarávania bola vhodná pre získaný tovar alebo službu a zabezpečiť, aby bola primerane zdokumentovaná.
