Finančné správy pre akcionárov, marketingové plány a hodnotenia kvality sú príklady správ napísaných pre podniky. Krátka správa je rovnaká ako každá iná správa, ale má menej stránok. Mal by uvádzať ciele kľúčových správ, zhrnúť základné informácie, preskúmať alternatívy a odporučiť cestu vpred. Správa správa ako projekt - plán na to, potom napíšte ju v jasnom a jednoduchom štýle. Krátka je dobrá, pretože je viac pravdepodobné, že to bude zaneprázdnené alebo nezainteresované, ale kľúčové strany ju budú čítať.
plánovanie
Zoznámte sa s nadriadenými s cieľom objasniť požiadavky, pretože určia formát a obsah správy. Napríklad správa o hodnotení projektu nebude štruktúrovaná rovnako ako marketingový plán alebo finančná správa.
Vyskúšajte podkladové materiály vrátane dokumentov, ktoré vám boli poskytnuté pri priradení písomného zadania a materiálu, ktorý ste nezávisle zhromaždili od internetu, knižnice a zo stretnutí a rozhovorov so zainteresovanými stranami (napríklad s manažérmi obchodných jednotiek, dodávateľmi a zákazníkmi).
Pripravte si šablónu prehľadu vrátane zhrnutia, úvodu, sekcií pre alternatívy a navrhovaných riešení, odporúčaní a záverov.
obsah
Napíšte úvod. Zvyčajne nie viac ako jeden odsek, v úvode by sa mal uviesť cieľ správy a identifikovať kľúčové otázky. Mal by byť sprievodcom pre zvyšok správy, ale nemal by ju sumarizovať. Napríklad prvý riadok by mohol byť: "Cieľom tejto správy je preskúmať riešenia pre prebiehajúce problémy s kvalitou v našom výrobnom závode", po ktorom nasleduje prehľad hlavných otázok.
Zostavte telo správy. V príklade výrobného zariadenia by mohli sekcie obsahovať technické podrobnosti, zoznam alternatívnych riešení spolu s analýzou nákladov a prínosov pre každý z nich a odporúčania. Podnikateľský plán by mal iný súbor sekcií, ako je prieskum trhu, konkurenčná analýza a finančné prognózy. Bez ohľadu na formát, sekcie by mali byť v logickom poradí, aby sa čitateľ nemusel vrátiť späť a dozadu, aby zistil obsah.
Uzavrite správu tým, že odkazujete na ciele správy. Pre príklad výrobného zariadenia by mohol byť záverom implementačný plán odporúčaného riešenia. Pre finančnú správu by mohol byť záver obchodný výhľad.
Uveďte odkazy citované v texte pomocou identifikácie publikácie, z ktorej pochádza, titulu, autora a dátumu. Uveďte ďalšie relevantné zdroje v sekcii bibliografie alebo zdrojov.
Napíšte zhrnutie. V približne jednom odseku alebo dva sumarizujte správu tak, aby obsadený výkonný pracovník mohol pochopiť kľúčové body a podrobnejšie prehľadávať podrobnosti neskôr. Pre finančnú správu by výkaz zhrnutia mohol byť len tabuľkou s kľúčovými trendmi v oblasti predaja a zisku.
Pripravte titulnú stránku s názvom prehľadu, dátumom a názvami a členmi autorov. Zahrňte obsah pre prehľady, ktoré sú dlhšie ako 15 strán.
Riešenie odovzdávacieho listu osobe (manažérovi alebo zmluvnému úradníkovi), nie oddeleniu. Identifikujte kľúčové odporúčania zo správy, poskytnite svoje kontaktné informácie a uveďte prílohy.
Tipy
-
Tabuľky, grafy a podrobné výpočty by mali byť umiestnené ako prílohy, ale hlavné správy by mali byť začlenené do hlavnej správy.
