Krátke správy sú účinným nástrojom na komunikáciu s generálnym manažérom, ktorý je zvyčajne zaneprázdnený výkonný riaditeľ. Môžu sa použiť na oznamovanie priebehu projektu, týždenné alebo mesačné finančné prognózy alebo správy o výrobných operáciách. Na rozdiel od podrobných správ, ktoré vyžadujú rozsiahly výskum a podrobnosti, krátke správy vyžadujú len základné, ale najdôležitejšie informácie. Písanie krátkej správy sleduje podobný štýl písania správ okrem toho, že súhrn, zázemie, obsah, závery alebo odporúčania sú stručné.
Zozbierajte údaje, ktoré sú relevantné pre projekt, o ktorom nahlasujete. Vykonajte to pomocou dostupných údajov, ako sú napríklad finančné správy, správy o uskutočniteľnosti a prieskumy, ktoré už boli vykonané. Použite relevantné referenčné materiály, ako sú knihy alebo informácie od informovaných tretích strán, ako sú odborníci z odvetvia ako údaje pre vašu správu.
Zadajte dátum, meno generálneho manažéra, ktorému zasielate správu, svoje meno, podpis a predmet správy v ľavom hornom rohu papiera.
Stručne zhrňte obsah správy s uvedením problému, zisteniami, doterajším pokrokom alebo návrhom na vyriešenie problému. Stručne uveďte, čo očakávate, budú to výhody projektu.
Opíšte pozadie napísaním krátkej histórie prebiehajúceho projektu alebo obchodnej úlohy, o ktorej nahlasujete. Zahrňte mená osôb zapojených do úlohy alebo projektu, ako sú členovia projektových tímov, školitelia alebo vedúci oddelení. Poskytnite ďalšie vysvetlenie toho, čo je úloha alebo projekt.
Napíšte telo alebo obsah správy tak, že zahrniete zistenia a údaje zhromaždené v kroku 1. Poskytnite stručnú analýzu výsledkov a uveďte, čo znamenajú pre celkový projekt a podnikanie. Zahrňte do správy grafy, dotazníky, prieskumy a odkazy, ktoré podporia vašu analýzu.
Nakreslite záver stručným uvedením stavu projektu alebo úlohy. Poskytnite odporúčania len vtedy, ak o to požiadal generálny manažér. Uveďte dve stručné a najdôležitejšie odporúčania, ktoré zhŕňajú všetky ďalšie odporúčania, ktoré by ste inak uviedli v dlhšej správe.
Tipy
-
Hoci krátka, správa by nemala čitateľovi ponechať nezodpovedané otázky. Poskytnite všetky potrebné informácie jasným a presným jazykom.
