Spracovanie miezd je viacrozmerná úloha, ktorú musí zamestnávateľ vykonať. Zamestnávateľ musí dodržiavať štandardy mzdy a hodín amerického ministerstva práce a predpisy o dani z príjmov z dôvodu mzdy. Okrem toho musí spĺňať svoje štátne mzdové požiadavky. Kontrolný zoznam spracovania miezd pomáha zabezpečiť súlad.
Spracovanie miezd
Kontrolný zoznam by mal zahŕňať úlohy spracovania miezd za každé platobné obdobie. Zahŕňa všetky kroky potrebné na spracovanie miezd od začiatku do konca. Ak existuje viacero platových období, ako je dvojtýždňová a polročná, pripravte si samostatné kontrolné zoznamy pre každý platový cyklus, aby ste sa vyhli nejasnostiam. Napríklad, ak sa všetci hodinoví pracovníci platia dvakrát za týždeň a všetci zamestnanci sú vyplácaní polročne, sú potrebné samostatné kontrolné zoznamy, pretože obe skupiny platia rôzne.
Kontrolný zoznam na spracovanie miezd môže obsahovať kroky na potvrdenie predloženia karty v čase, výpočet časovej karty a vstup do mzdových hodín do systému. Mala by zahŕňať aj krok, ktorým by sa zabezpečilo, že zamestnaní zamestnanci dostanú pravidelnú mzdu za platové obdobie. Okrem toho by malo zahŕňať zmeny v údajoch o mzdách zamestnancov, ako sú zmeny adries a zrážok, úpravy platieb, ako napríklad zvýšenie miezd a zrušenie šekov a nové spracovanie nájmu a ukončenia. Môže tiež zahŕňať spracovanie doplnkovej mzdy, ako sú nadčasy, odstupné, bonusy a provízie.
Spracovanie zrážok
Zrážky zo mzdy zahŕňajú zákonné / nedobrovoľné zrážky. To znamená, že odpočet je právne záväzný. Zákonné zrážky zahŕňajú federálnu daň z príjmov, daň zo sociálneho zabezpečenia a daň z Medicare a vo väčšine prípadov daň z príjmov štátu. Zamestnávateľ je zodpovedný za zadržanie týchto daní zo zisku zamestnancov. Okrem toho zodpovedá za svoju časť dane zo mzdy. Kontrolný zoznam by mal obsahovať požadované zákonné zrážky. Zákonné zrážky zahŕňajú aj príplatky za mzdy a príkazy na zadržanie dieťaťa. Ak je to vhodné, zahrňte ich do zoznamu.
Dobrovoľné odpočty sú tie, ktoré spoločnosť ponúka, ako sú dôchodky a zdravotné dávky, životné a invalidné poistenie, charitatívne príspevky, parkovacie poplatky, odvody a splácanie úveru. V kontrolnom zozname nie je potrebné uviesť každý typ dobrovoľného odpočtu, ale mal by zahŕňať aj kontrolu dobrovoľných zrážok. Akonáhle sa zástupca mzdovej jednotky oboznámi s mzdou, je ľahké vedieť, ktoré zrážky ovplyvňujú zamestnancov.
Generovanie platieb
Kontrolný zoznam by mal obsahovať kroky na tlač výplaty a zaplatiť peniaze a generovanie súboru priamych vkladov. Zahrňte krok pre tlač správy o predbežnom spracovaní, ktorá umožňuje zástupcovi mzdového systému skontrolovať - av prípade potreby upraviť - mzdy pred tlačou výplaty a pred vytvorením súboru priamych vkladov. Okrem toho, ak by sa výplaty mali prevádzať konkrétnej osobe po spracovaní miezd, uveďte to na kontrolnom zozname.
Následné spracovanie
Po spracovaní mzdovej agendy musia byť podané príslušné údaje, aby sa zabezpečila zhoda s uchovávaním záznamov. V kontrolnom zozname by sa mali uvádzať rôzne výkazy miezd, ktoré musia byť podané. Okrem toho by mal obsahovať potrebné správy pre súvisiace oddelenia, ako napríklad účtovníctvo alebo financie a ľudské zdroje. Ak je potrebná ďalšia interakcia s týmito alebo inými oddeleniami, zahrňte ich do zoznamu. Napríklad, ak externá daňová spoločnosť zaoberá záležitosťami dane zo mzdy, kontrolný zoznam by mal obsahovať spôsob, ako odovzdať súbory dane z miezd daňovej spoločnosti.
