Aby bola komunikácia účinná, mala by obsahovať sedem kľúčových prvkov. Komunikácia je spracovaná verbálne alebo písomne publikom. Publikum môže pozostávať z jednej osoby alebo tisíce. Ak chcete efektívne komunikovať správu niekomu alebo skupine ľudí, či už je to rozprávané alebo napísané, zahrňte tieto prvky do svojej správy.
štruktúra
Komunikačný proces by mal obsahovať dobrú štruktúru. Tento prvok komunikácie spočíva v vytvorení otvoru, tela a zatvorenia pre prejavy a listy. Otvorenie informuje publikum o subjekte, telo vysvetľuje a uzavrie všetky väzby.
jasnosť
Druhým prvkom komunikačného procesu je jasnosť. Posolstvo, ktoré hovorí, musí byť jasné, aby publikum pochopilo tému a jeho účel.
konzistencia
Konzistencia je tiež dôležitým prvkom komunikácie. Osoba, ktorá oznamuje správu, musí zabezpečiť, aby neobsahovala nezrovnalosti, ktoré by mohli poslucháčom spôsobiť zámenu.
stredná
Medium sa vzťahuje na spôsob komunikácie správy. Správy sa oznamujú mnohými spôsobmi vrátane písmen, telefonátov, poznámok, prejavov, hlasových správ a prostredníctvom televízneho vysielania. Výber správneho média pre komunikáciu je dôležitý a mal by byť vybraný podľa rozpočtu a účelu. Pri výbere média určite najlepší a najefektívnejší spôsob, ako dostať svoje posolstvo.
relevantnosti
Ďalším dôležitým aspektom komunikácie je relevantnosť. Určite, či je správa, ktorú dávate, relevantná pre publikum, ktoré ju prijíma. Ak sa správa týka finančných štatistík, uistite sa, že publikum pochopí pomery a údaje, ktoré prezentujete.
Prvenstvo a aktuálnosť
Publikum nie vždy pochopí celú správu, ale môže pamätať detaily iba od začiatku a konca reči alebo konverzácie. Tento koncept sa nazýva "primát a aktuálnosť". Pri komunikácii správy si pamätajte na tento prvok. Ponúknite najdôležitejšie detaily, ktoré by ste chceli publikum pochopiť na začiatku a na konci správy.
Psychologické pravidlo sedem plus alebo mínus dva
Podľa Leeho Hopkinsa, autora obchodnej komunikácie, psychológovia veria, že ľudia si v mozgoch uchovávajú informácie v klastroch. Z tohto dôvodu bolo toto pravidlo vytvorené a uvádza sa, že kedykoľvek si ľudia môžu pamätať len päť až deväť kusov informácií naraz. To sa vypočíta počínajúc siedmim a pridanie alebo odpočítanie dvoch.
