Príležitostne sú časy, kedy je možné vidieť, ako sa niečo robí, ľahšie pochopiť. Process flowcharts identifikujú každý krok v procese v písomnej podobe, ktorá je podobná ako mapa. Vývojové diagramy procesov môžu byť obzvlášť užitočné, ak organizácie chcú zefektívniť pracovný postup. Vývojový diagram umožňuje rozhodovateľom identifikovať každý krok v procese a tiež vidieť interakciu krokov. Process flowcharting je niečo, čo možno dosiahnuť v akejkoľvek organizácii.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Miesto stretnutia
-
papier
-
ceruzky
-
Biela doska so značkami
-
Poznámky "Post it type"
-
Softvér na spracovanie textu
-
Vývojový softvér
Zhromaždite členov tímu v tichom priestore stretnutia. Priestor by mal byť dostatočne veľký na to, aby sa členovia tímu mohli pohybovať, dostatočne izolovaní, takže diskusia nemá vplyv na zvyšok kancelárie a má biele tabule na zobrazenie toku procesov, ako sa to diskutuje. Každý člen tímu by mal mať tiež poznámky z papiera / ceruzky a "post it type".
Informujte tím procesu, ktorý má byť mapovaný. Vypočujte si tím všetky kroky v procese. Napíšte kroky na bielu dosku. Nebojte sa, aké kroky prichádzajú prvý alebo posledný - stačí zapísať každý krok v procese. Keď sú uvedené všetky kroky v procese, kontaktujte sa s tímom, že každý krok bol zaznamenaný. Napíšte každý krok na jednotlivé poznámky typu "post it type". Vymažte bielu dosku.
Rozhodnite, ktorý krok spustí proces. Držte krok na doske na ľavej strane. Rozhodnite, ktorý krok ukončí proces. Držte tento krok na pravej strane dosky. Určte druhý krok v procese a umiestnite ho napravo od prvého kroku. Pokračujte v tomto procese s každým krokom, kým všetky kroky v procese nebudú umiestnené v postupnom poradí od prvého kroku vľavo až po posledný krok vpravo. Tento proces bude zvyčajne vyžadovať určitý rozdiel medzi členmi tímu na dosiahnutie konsenzu.
Priraďte príslušné symboly ku každému kroku procesu. Ovalový symbol sa používa na začiatku a na konci procesu. Do prvého a posledného kroku procesu napíšte poznámku "post-it type". Každé následné vykonané opatrenie je označené štvorcom. Každé rozhodnutie je označené diamantom. Prijmite konsenzus s každým členom tímu o tom, na aký typ symbolu ide. Po dokončení nakreslite riadky z každej poznámky do ďalšej poznámky v procese.
Analyzujte vývojový diagram. Väčšina procesov môže byť efektívnejšia, akonáhle sa proces môže zobraziť na grafe. Skontrolujte duplicitné kroky alebo nepotrebné prestávky pracovného postupu, ako sú schválenia manažérov alebo zbytočné prepísania.
Použite softvér na spracovanie textu alebo softvér toku grafov, aby ste vytvorili trvalú kópiu procesu pracovného postupu. Uložte procesný diagram procesu ako východiskové miesto pre budúce zlepšenia toku procesov.
