Žiadny federálny zákon nevyžaduje, aby zamestnávatelia zo súkromného sektora povolili súčasným alebo bývalým zamestnancom prístup k ich osobným spisom. Zvyčajne sa personálne spisy zamestnancov súkromného sektora považujú za majetok zamestnávateľa a niektoré spoločnosti používajú toto odôvodnenie na obmedzenie prístupu k súborom zamestnancov. Spolkové a štátni zamestnanci - pracovníci vo verejnom sektore - môžu získať prístup k svojim úradným záznamom.
Personálne súbory
Súbory zamestnania - niekedy označované ako personálny spis zamestnanca - obsahujú dokumenty ako napríklad počiatočná žiadosť o zamestnanie zamestnanca, kontaktné informácie v núdzových situáciách, formuláre o spôsobilosti na zamestnanie, hodnotenie výkonov, disciplinárne a dochádzkové záznamy a poznámky vedúceho a manažéra o výkonoch,, Príkladmi akcií v oblasti zamestnanosti sú propagácie a ukončenie. V niektorých prípadoch oddelenie ľudských zdrojov udržiava oficiálny spis zamestnanca a vedúci alebo manažér zamestnanca vedie oddelenie. Hoci oba súbory obsahujú príslušné informácie, obsah sa môže mierne líšiť. Napríklad súbor oddelenia nemôže obsahovať kópie všetkých dokumentov a dokumentácie, ktoré zamestnanec dokončí v prvý deň v práci, napríklad potvrdenia o politike a formuláre W-2.
Dôvod prístupu
Súčasní zamestnanci žiadajú o preskúmanie svojich spisov s cieľom zabezpečiť, aby oddelenie ľudských zdrojov udržiavalo presné záznamy o ich zamestnaní. Ak spoločnosť uskutočňuje ročné hodnotenia výkonnosti, mali by byť v osobnom spise vyhotovené kópie formulárov o hodnotení za každý rok, kedy bol zamestnanec zamestnaný. Podobne by záznamy o prezencii mali presne odrážať absenciu zamestnancov, či už z dôvodu choroby, dovolenky alebo neprítomnosti. Bývalí zamestnanci často požadujú súbory na získanie kópií dokumentov, ktoré môžu použiť pri hľadaní zamestnania. Napríklad, ak súbor bývalého zamestnanca obsahuje záznamy týkajúce sa výkonu a úspechov, tieto informácie môžu pomôcť pri rekonštrukcii životopisu alebo pri príprave zoznamu pracovných povinností, ktoré sa majú podeliť počas rozhovorov s potenciálnymi zamestnávateľmi. Bývalí zamestnanci môžu tiež požiadať o kópie svojho spisu o zamestnávaní na podanie sťažnosti voči zamestnávateľovi.
Politika zamestnávateľa
Mnoho zamestnávateľov má politiku na pracovisku týkajúcu sa vydávania záznamov zamestnancov. Politiky na pracovisku sa líšia v závislosti od typov záznamov, ktoré sú k dispozícii na kontrolu a kopírovanie zamestnancov. Niektoré spoločnosti označujú nepracovné hodiny ako jediný čas, počas ktorého môžu zamestnanci kontrolovať záznamy o zamestnancoch. Zamestnávatelia, ktorí majú v tejto oblasti všeobecné zásady, venujú časť príručky o prístupe k záznamom. Dobre napísané pravidlá načrtávajú kroky potrebné na preskúmanie záznamov, aké typy záznamov majú zamestnanci k dispozícii, keď si zamestnanci môžu prezrieť svoje záznamy a všetky poplatky za fotokopírovanie dokumentov obsiahnutých v osobnom spise zamestnanca.
Povinnosť zamestnávateľa
Podľa federálnych zákonov zamestnávatelia v súkromnom sektore nemusia poskytovať súčasným alebo bývalým zamestnancom kópie súborov zamestnania. Rozhodnutie o uvoľnení spisov je založené na politike spoločnosti a v niektorých prípadoch na štátnom práve upravujúcom prístup k osobným spisom. Mnohí zamestnávatelia však vidia výhodu dodržiavania požiadaviek zamestnancov. Odmietnutie prístupu k spisom o zamestnanosti môže len vyvolávať otázky, ktoré môže zamestnávateľ nechce odpovedať. Ak zamestnávatelia uchovávajú personálne súbory, ktoré obsahujú presné informácie, ktoré boli predtým prepustené zamestnancom, nemalo by sa spochybniť, či sa informácie môžu uvoľniť po odchode zamestnanca z podniku. V dobrej viere mnoho zamestnávateľov poskytuje zamestnancom prístup k osobným spisom. Táto prax ukazuje transparentnosť v oblasti politík a záznamov o zamestnanosti.
Zákony o prístupe k prístupu federálnych zamestnancov k záznamom o zamestnávaní sú súčasťou Federálneho zákona o ochrane osobných údajov z roku 1974; Úrad pre personálny manažment v USA je agentúra, ktorá je všeobecne zodpovedná za personálne záznamy federálnych zamestnancov. Jednotlivé štáty spracovávajú žiadosti zamestnancov o prístup k záznamom o zamestnancoch.
Štátnych zákonov
Niektoré štáty majú zákony, ktoré umožňujú zamestnancom prístup k personálnym súborom. Iné štáty mlčia o tom, či môžu súčasní aj bývalí zamestnanci kontrolovať alebo fotokopírovať personálne materiály. Vo väčšine prípadov zamestnanci - súčasní alebo bývalí - ktorí boli zapojení do vyšetrovania na pracovisku nemôžu sledovať záznamy o vyšetrovaniach. Tieto záznamy by sa nemali uchovávať v pracovnom spise. Musia zostať v úschove oddelenia ľudských zdrojov a len pracovníci v oblasti ľudských zdrojov zodpovední za vyšetrovanie by mali mať prístup k vyšetrovacím materiálom.
Obmedzený prístup
Štáty, ktoré majú zákony o prístupe zamestnancov k osobným spisom, môžu vyžadovať, aby zamestnanci predložili písomnú žiadosť a niektoré zákony umožňujú zamestnávateľom obmedziť prístup k určitým materiálom. Napríklad v kalifornskom práve sa od zamestnávateľov vyžaduje, aby dovolili súčasným a bývalým zamestnancom prístup k ich spisom do 21 dní od prijatia žiadosti zamestnanca. Zamestnávatelia, ktorí v tejto veci nedodržiavajú zákony štátu Kalifornia, podliehajú sankciám, pokutám a rozsudkom v občianskych súdnych konaniach za odmietnutie prístupu k spisom zamestnancov. Missouri na druhej strane nemá štátny zákon, ktorý povoľuje prístup k osobnému spisu zamestnanca.
