Spoločnosti často používajú počítačový systém na spracovanie a udržiavanie účtovných transakcií a záznamov. Systém tieto údaje absorbuje a uchováva pomocou modulov, ako sú záväzkové účty, pohľadávky, bilancia a mzdy. Počítačový účtovný systém je buď špecificky určený pre určitú spoločnosť, alebo je zakúpený od tretej strany (napríklad Timberline alebo MAS 200). Počítačový účtovný systém je cenným nástrojom pre mnohé spoločnosti.
rýchlosť
Systém rýchlo spracováva dáta. Akonáhle sú informácie zadané do súvisiaceho modulu, ako napríklad mzdy alebo účty splatné, systém ich spracováva a ukladá okamžite.
Automatické generovanie
Väčšina počítačových účtovných systémov má funkcie, ako je zadávanie objednávok a generovanie súvisiacich faktúr. Zamestnávateľ môže vytvoriť účty pre svojich klientov, ukladať ich mená, adresy, objednávky a faktúry tak dlho, ako to bude potrebné. Počítačový systém tiež umožňuje zamestnávateľovi vytvárať a tlačiť výpisy z účtu. Okrem toho mnohé účtovné systémy majú mzdové funkcie, ktoré umožňujú kompletné spracovanie miezd vrátane generovania a tlače šekov a správ.
včasnosť
Zamestnávateľ je schopný tlačiť a opakovať zákaznícke objednávky, faktúry a všetky ostatné účtovné transakcie podľa potreby. Môže tiež ľahko nájsť údaje o mzdách zamestnancov, ako je napríklad aktuálna adresa a mzda, bez toho, aby ste museli vyhľadávať prostredníctvom kartoték na vyhľadanie personálnych súborov.
Odstráni manuálne spracovanie
Počítačový účtovný systém eliminuje manuálne spracovanie. Druhé zahŕňa spracovanie a zaznamenávanie príjmov, výdavkov, ziskov, strát a usmernení spoločnosti ručne, čo vytvára veľa priestoru na chyby. Mzdové transakcie a obchodné daňové transakcie sa tiež zaznamenávajú ručne. S počítačovým účtovným systémom má zamestnávateľ hladší priebeh vedenia a vyrovnávania.
Motivácia zamestnancov
Počítačový účtovný systém si často vyžaduje, aby zamestnanci absolvovali školenia, aby sa naučili nové zručnosti a motivovali ich. Okrem toho zamestnávateľ môže outsourcovať výcvik zástupcovi softvérovej spoločnosti, čo vytvára menšie tlaky na zamestnancov, aby mohli samy spravovať školenia.
Zjednodušuje audity
Ak sa federálna alebo štátna vláda rozhodne auditovať spoločnosť, počítačový systém zjednodušuje tento proces. Za normálnych okolností sa audítor pred začiatkom auditu informuje zamestnávateľa poštou o konkrétnych dokumentoch požadovaných pre audit. V závislosti od charakteru auditu môžu dokumenty obsahovať daňové výkazy, mzdové registre a účtovnú schému.
Počítačový účtovný systém môže uchovávať mnoho rokov informácií. Ak to audit vyžaduje, zamestnávateľ môže získať prístup k informáciám z mnohých rokov. Ak audítor po audite spontánne požiada o účtovný doklad, môže ho zamestnávateľ rýchlo vyzdvihnúť zo systému namiesto toho, aby prechádzal cez úložné skrinky, aby vyhľadal hardvérové kópie.
Znižuje nespravodlivosť
Počítačový účtovný softvér sťažuje zamestnancom, aby ukradli peniaze od spoločnosti. Napríklad, ak sa mzdový zamestnanec pokúsi zaplatiť viac ako povolenú čiastku, jej krádež sa s najväčšou pravdepodobnosťou objaví, pretože účtovný systém uloží všetky uložené transakcie.
