Ak chcete definovať správu zmlúv v najjednoduchšom zmysle, je úlohou zabezpečiť, aby každý dodávateľ plnil svoju prácu podmienkam a ustanoveniam uvedeným v zmluve. Dohľadom na chyby odchýlok a nedodržaných termínov, ktoré sa stali, znamená, že projekt alebo osoba majú väčšiu pravdepodobnosť úspešnosti pri vykonávaní zmluvy na nápravu problémov alebo opomenutí dlho po skutku, a nie krátko potom, ako sa objavia. Veľké zručnosti v oblasti riadenia zmlúv sú neoceniteľné v spoločnostiach, ktoré pravidelne zamestnávajú dodávateľov.
Čo je zmluvný postup?
Pri vytváraní zmluvy sa začína sedem krokov. Všetkých sedem z týchto fáz spadá pod zastrešujúci manažment kontraktov a správa zmlúv v skutočnosti nezasiahla do úplného varu až do piateho kroku. Manažér kontraktu môže byť zamestnaný na dohľad nad zmluvou a ich úloha sa začína hneď, ako začne hovoriť o zmluve. Ale s každým veľkým zmluvným dozorným tímom môže manažér a správca pracovať v tandeme cez všetkých sedem fáz.
Prvým krokom je vedieť, aký bude cieľ zmluvy. Aké sú riziká a očakávania? Aké sú potreby a trvanie? Prečo je zmluva potrebná?
Druhým krokom je všetko o vytvorení zmluvy. Právny tím by mal byť na palube, aby sa zabezpečilo, že nebudú existovať nejasnosti, pretože nedostatočná jasnosť môže zanechať zmluvu zraniteľnú z dôvodu neplnenia alebo nedostatočnej výkonnosti.
Tretí krok je, keď nastane rokovanie. Druhá zmluvná strana dostane zmluvu a využije príležitosť, aby zvážila akékoľvek problémy, ktoré môže mať, alebo odstráni všetko, čo vníma ako nereálne alebo nespravodlivé. Aby ste sa vyhli ťažkému rokovaniu o zmluve, je rozumné uzavrieť zmluvu po nejakej komunikácii, aby ste pochopili očakávania druhej strany. Keď sa začnú rokovania a udalosť sa uskutoční, nazýva sa to "redlining" a môže sa komplikovať, ak tím nie je na vrchole zmeny. Použitie softvéru na správu zmlúv môže urobiť tak, ako aj administratívny dohľad, oveľa jednoduchší proces. Existuje niekoľko desiatok dobre odporúčaných systémov riadenia softvéru, ktoré by mohli uľahčiť zmluvu v závislosti od vašich potrieb.
Schválenie prichádza v štvrtom kroku. V prípade väčších spoločností môže byť potrebný proces auditu alebo zasadnutie správnej rady, ktoré by vyžadovalo prekonanie zmluvy a získanie súhlasu. Softvér pre správu môže toto zjednodušiť tým, že sú oprávnení v reálnom čase umožnené tým, ktorí sú oprávnení ho dať.
Piaty krok sa týka podpísania prerušovanej čiary. Vykonanie zmluvy znamená získanie podpisov a konečných dohôd. Môže sa vyžadovať dátum a svedkovia. Právne záväzné elektronické podpisy sú užitočné, ak strany nie sú v tom istom meste alebo v tom istom štáte. Administrátor zabezpečí, aby všetci mali v pláne dokončiť proces vykonávania predtým, ako sa podpíšu termíny.
Po prijatí a vykonaní zmluvy je potrebné vykonať zmeny a revízie, keď projekty a úlohy prebiehajú. Riadenie týchto úloh môže byť súčasťou úlohy správcu zmluvy a môže byť zjednodušené prostredníctvom programov riadenia zmlúv. Zostať krok so zmenami a zmenami je šiesta etapa procesu uzatvárania zmlúv.
Správca zmlúv je v súčasnosti v popredí a stredobodom zodpovednosti, pretože prichádza do siedmeho štádia procesu uzatvárania zmlúv. Administrátor by mal mať k dispozícii míľniky na sledovanie pokroku a úspechu zmluvných služieb. Pravidelné audity znamenajú chytanie nedostatkov alebo využitie príležitostí, ktoré by mohli prísť na ceste. Mali by byť pripomenuté upozornenia a upozornenia na veci, ako sú obnovy a fázy dokončovania, a tieto by sa mali oznámiť všetkým manažmentom na vyššej úrovni, ktorí musia byť informovaní o dosiahnutom pokroku v zmluve. Správca a správca zmlúv musia byť komunikatívni a proaktívni, aby sa vyhli akýmkoľvek uplynutiam alebo koncovým dátumom bez akcie.
Čo sú funkcie správy kontraktov?
Na túto prácu je oveľa viac ako to, čo sa stretáva s očkom. Ak chcete mať dobrú prácu v oblasti správy zmlúv, znamená to dobre pracovať s vedúcimi zamestnancami a zamestnancami na všetkých úrovniach. Byť skvelým komunikátorom môže znamenať pomôcť pri vytváraní účinnejších zmlúv a zabezpečiť, aby boli všetky potreby a potreby splnené. Na tento účel budú musieť hladko spolupracovať interne aj externe. To si môže vyžadovať schopnosť pracovať so stranami na medzinárodnej scéne a bude takmer určite vyžadovať spoluprácu s právnymi a obstarávacími tímami.
Spokojnosť vedúceho zmluvného partnera nebude sporná. Budú používať pútavé a nahromadenie, aby sa zničili ceny, podmienky na splnenie a podmienky, zatiaľ čo je haly monitor, ktorý sa ubezpečuje, že všetky sú splnené ako časový priebeh. Budú tiež dôverovať analytikom rizík a budú schopní zistiť, či zmeny alebo revízie môžu byť v rozpore s najlepšími záujmami spoločnosti.
Správcovia kontraktov musia byť dobrí v tom, aby nielen riešili konflikty, ale aj skôr, ako ich eskalujú. Môže to znamenať prácu na vytvorení jasného jazyka a pravidiel, ktoré by sa mohli vzťahovať na budúce zmluvy alebo dokonca na súčasné zmluvy na riešenie alebo vylúčenie problémov.
Je potrebné podávať správy o pokroku dosiahnutom v oblasti riadenia a ďalších dôležitých hráčov, a to aj vtedy, keď to prebieha bez problémov, pretože mnohé ďalšie aspekty podnikania môžu byť ovplyvnené akýmkoľvek úspechom alebo šokom v zmluve.
Nakoniec budú monitorovať peňažné toky, aby zabezpečili, že platby a iné zmluvné platby sa uskutočnia správne a podľa harmonogramu a že budú prijaté správnymi stranami.
Kariéra v správe zmluvy
Správa zmlúv je rastúcou oblasťou, pričom úrad pre štatistiku práce naznačuje, že pracovné príležitosti môžu medzi rokmi 2016 a 2026 rásť o 10 percent, čo je rastová trajektória vyššia ako vo väčšine kariér. Vzhľadom na to, koľko je na kontrakte úspech, ide o prácu vyžadujúcu vyššie vzdelanie, pričom minimálne je bakalársky titul spojený s veľkým množstvom zmluvných skúseností na pracovisku alebo magisterským titulom v oblasti obchodnej správy s príslušnými titulmi v účtovníctve, ekonomike a matematike. Právnické tituly sú tiež často vhodné pre túto kariéru.
Odvetvia, ktoré vyžadujú správcov zmlúv, sú rozšírené. Výstavba je obrovská oblasť pre riadenie a správu zmlúv a žiadatelia môžu mať okrem vysokoškolského vzdelania aj výhodu v oblasti inžinierskeho alebo architektonického vzdelávania. Šport je veľká divízia správy zmlúv, pričom všetci od predajcov potravín musia byť hráči na základe zmluvy. Každá forma výrobnej alebo inžinierskej spoločnosti bude potrebovať stabilnú ruku so zmluvami. Vzdelávacie inštitúcie, ako sú vysoké školy a školy, sa neustále zaoberajú všetkými druhmi zmlúv, rovnako ako všetky vládne podniky. Odborníci v oblasti ľudských zdrojov sa tiež pravidelne zaoberajú správou a riadením zmlúv.
Zručnosti Každý správca zmlúv potrebuje
Na tvorbe zmlúv môže byť zapojený právny tím, ale prácou správcu je podpora všetkých úrovní zmluvného procesu. V dôsledku toho musia mať výnimočné písomné a ústne jazykové znalosti. Realita zmlúv spočíva v tom, že dokonca aj nesprávne umiestnená čiarka môže dramaticky zmeniť význam linky, ktorá by s ňou mohla priniesť vážne údery. To znamená, že ich schopnosť porozumieť čítaniu musí byť prvotriedna.
Administratívny dohľad bude ťažiť z dôkladnej pozornosti detailu - sú to osoby, ktoré pravdepodobne zaznamenajú nesprávne napísané mená reštaurácie. Všimli si tiež kvalitu práce a môžu ľahko zistiť nezrovnalosti.
Správca zmluvy musí mať preukázané vodcovské schopnosti, ale musí byť schopný byť aj dôstojným tímovým hráčom. Tieto schopnosti v oblasti tímového manažmentu a manažérske tendencie im budú dobre fungovať, keď príde čas na vypracovanie správ, rokovania medzi stranami a oddeleniami a dokončenie dohľadu nad vykonávaním zmluvy.
Ak sú to zručnosti, ktoré máte a máte rád myšlienku náročnej kariéry v rastúcom poli, zmluvná správa môže byť kariérou pre vás.
Úrad štatistiky práce zahŕňa správcov zmlúv pod záštitou manažérov administratívnych služieb a uvádza sa, že stredný príjem v týchto administratívnych úlohach pre rok 2017 bol 94 020 USD.
