Ak posielate vytlačený obchodný list, ste najbezpečnejší, ak dodržiavate štandardný, tradičný formát. Purdue University navrhuje, aby ste začali svojim menom a adresou - pokiaľ to nie je v hlavičke - a potom dátum pod ním. Nižšie zadajte meno a adresu príjemcu a potom pozvánku. Ak posielate veľa písmen, ušetríte čas tým, že v počítači nastavíte šablónu.
Skontrolujte svoje fakty
Nebudete vyhrávať zákazníkov ani ovplyvňovať ľudí, ak dostanete základné fakty zlé. Inštitút Emily Post tvrdí, že by ste mali mať istotu o názve a adrese príjemcu a presnom názve jej firmy, skôr než odošlete list. Ak je meno príjemcu rodovo neutrálne, napríklad Pat alebo Sam, zistite, či môžete, či píšete mužovi alebo žene. Keď napíšete list, overte, či ste správne napísali všetko.
Písanie cudzincom
Ak píšete niekomu, koho nepoznáte dobre, napríklad potenciálnym zákazníkom, vezmite si veci formálne pomocou pani, pána alebo doktora, podľa vhodnosti. Ak nepoznáte pohlavie, hrajte sa s "Drahým Pat Smithom". Ak všetko, čo máte, je titul ako riaditeľ predaja, "Vážený obchodný riaditeľ" je prijateľný. Avšak, časopis Inc hovorí, že ak môžete zistiť správne meno, to je lepšie. Ak je to niekto, koho ste stretli, "milý Pat" môže byť prijateľný - je to súdny rozhovor, ktorý budete musieť urobiť.
Držte to stručné
Keď píšete obchodný list, nechajte ho stručnú. Ak máte nejaké spojenie - stretli ste sa v obchodnej komore, odporučila ju kolega - možno to budete chcieť priniesť, poznámky Xerox na svojej internetovej stránke. Potom sa dostanete k bodu písmena, čo by malo byť to, čo je v ňom pre príjemcu. Ak je to napríklad predajný list, chcete získať výhody nákupu od vás. Nechcem to pristupovať ako k výbuchu pošty, aj keď - aj keď posielate tucet podobných listov, urobte to ako individuálny, ak je to možné.
Vyberte slová starostlivo
Ak píšete niekomu vo vašej spoločnosti, vaša voľba pozdravu závisí nielen od toho, či ste ju stretli, ale od toho, či je to váš nadriadený, generálny riaditeľ alebo jeden z vašich podriadených. Konzultačná spoločnosť verejného sveta hovorí, že by ste mali starostlivo zvoliť svoje slová, aby ste sa vyhli všetkým, čo by sa vám vrátilo, aby ste zranili vašu kariéru. Dokonca aj vtedy, keď diskutujete o probléme alebo vysielate varovný list, udržujte mierny, zdvorilý tón - nepíšte, keď ste naštvaný.Predpokladajme, že čokoľvek, čo hovoríte, nebude uchované v súkromí, pretože to často nebude.
