Keď firmy pracujú na uzatváraní zmlúv, často vydávajú žiadosť o ponuku (RFP) kvalifikovaným osobám, spoločnostiam a zmluvným partnerom, ktorí sú schopní vykonávať prácu. Nezáleží na tom, či vám táto práca bola udelená, bude do značnej miery závisieť od kontaktov, ktoré máte so spoločnosťou, ktorá vydala RFP, ale závisí aj od toho, ako odpoviete na žiadosť. Odoslanie návrhu v reakcii na RFP je oveľa formálnejšie ako odoslanie e-mailovej odpovede na vyjadrenie vášho záujmu a malo by to byť vykonané profesionálne. Ak ste dostali RFP na projekt, ktorý vás zaujíma, postupujte podľa týchto krokov a odpovedzte správne.
Prečítajte si RFP a uistite sa, že ste jasne pochopili, čo spoločnosť chce. Ak si nie ste istí, že máte nejaké body a potrebujete objasnenie, zavolajte na telefón. Rozhovor s touto osobou je stručne oveľa profesionálnejší ako predloženie odpovede, ktorá nesprávne interpretuje žiadosť. Tiež má tú výhodu, že vám poskytne osobný úvod, ktorý vám pomôže, keď príde čas, aby spoločnosť preskúmala váš návrh.
Navrhnite náčrt vašej odpovede. Získané prijímacie konanie pravdepodobne nasledovalo v špecifickom formáte, ktorý sa týka toho, čo spoločnosť chce. Použite to ako návod na vytvorenie obrysu. Začnite vytváraním zoznamu so všetkými hlavičkami sekcií s odrážkami. Pre každý z nich vytvorte zoznam otázok na odpoveď a otázky, ktoré je potrebné riešiť. Objasnenie tejto povahy, ktoré vás prevedie procesom návrhu Vášho návrhu, vám uľahčí jasné a stručné odpovedanie na RFP.
Zostavte tím na vypracovanie návrhu. Niektorí jednotlivci vo vašej organizácii môžu mať odborné znalosti v oblasti, na ktorú sa návrh zameriava, zatiaľ čo iní môžu mať konkrétny talent na písanie písomných dokumentov. Zostavte malý tím, ktorý sa bude stretávať a spracovať podrobnosti o návrhu, ktorý bol vyžiadaný.
Napíšte návrh. Obsah sa bude líšiť od jednej RFP k druhej, ale existujú určité pokyny, ktoré treba mať na pamäti. Identifikujte a odpovedajte na všetky otázky, ktoré RFP kladie, a riešte akékoľvek obavy spoločnosti. Nebojte sa prijať prístup s pridanou hodnotou identifikovaním kľúčových položiek, ktoré môžete ponúknuť, ale iní nemôžu. Mali by ste tiež jasne porozumieť požiadavkám RFP tým, že určíte konkrétne výstupy, ktoré poskytnete ako súčasť projektu, spolu s plánovaným časovým rozvrhom pre každý z nich a cenovým rozpisom pre všetky aspekty navrhovaného projektu.
Navrhnite ďalšie položky, ktoré budú predložené s vaším návrhom. Začnite písaním stručného zhrnutia, ktoré poskytuje stručný prehľad o všetkom, čo hovorí návrh. Mali by ste tiež napísať jednostránkový dokument, ktorý vysvetľuje zameranie a odbornosť vašej spoločnosti. Nahraďte to osobnou biografiou, ak ste niekto iná ako spoločnosť. Dokončite písomným sprievodným listom s cieľom vysvetliť, ako ste dostali RFP a máte záujem o projekt, a uviesť, že priložený návrh sa predkladá na posúdenie. Zahrňte kompletné kontaktné informácie v sprievodnom liste aj návrhu.
Predložte materiály spoločnosti, ktorá vydala RFP. RFP pravdepodobne určil dátum, kedy by sa mali materiály vrátiť. Nezabudnite odoslať všetky materiály pred týmto dátumom. Je tiež dobré, ak sa s touto spoločnosťou budete týdať týždeň po tomto dátume a opýtať sa, či môžete poskytnúť akékoľvek dodatočné informácie o tejto záležitosti.
Tipy
-
Spoločnosti len zriedkavo vyberajú výber na základe samotného návrhu. je však všeobecne dobrá politika, aby ste vždy odpovedali na RFP a aby ste sa v dobrej viere pokúsili poskytnúť čo najpodrobnejšie informácie čo najpodrobnejšie.
