Starostlivo spracovávať odpoveď na firemnú e-mailovú správu - či už od klienta, vyhliadky, šéfa alebo spolupracovníka - môže mať všetok rozdiel v zabezpečení požadovanej reakcie a reakcie.
Pochopte spisovateľa
Starostlivo sa pozrite na to, kto napísal e-mail, pretože to hrá úlohu v úrovni formality odpovedáte. Napríklad odborník na etikety e-mailom Lindsay Pollak navrhuje odpovedať na e-mail, ktorý používa formálny jazyk pomocou podobného formálneho a zdvorilého jazyka. Ak odosielateľ používa neformálny tón, použite uvoľnenejší tón, ale nechajte ho profesionálny.
Určte výsledok
Zistite čo akcie, ktorú chcete čitateľovi urobiť akonáhle odpoviete. Ak napríklad posielate odpoveď na vyhliadku, chcete, aby si ju kúpila. Ak však posielate odpoveď šéfovi, chcete, aby si myslela, že ste profesionálny a schopný. Odpovede na ľudí o otázky zákazníckych služieb by mal vyústiť do šťastného zákazníka, ktorý cíti, že jeho potreby boli splnené.
Tipy
-
Počkajte, kým sa utišite, aby ste odpovedali na kontroverzný e-mail.
Popíšte výsledok vo vetve 1
Použite prvú vetu svojej odpovede opíšte, čo chcete dosiahnuť, navrhuje Geoffrey James, prispievajúci editor v spoločnosti. Napríklad, ak zákazník pošle e-mail so sťažnosťou, použite svoju prvú vetu, aby ste povedali, že chcete problém vyriešiť, aby sa zákazník cítil spokojný a spokojný s nákupom.
Vytvorte svoje body
Teraz je čas vysvetliť, ako plánujete urobiť vašu prvú vetu. použitie malé odseky aby ste získali svoje body. James odporúča použiť dôkazy na zálohovanie myšlienok, ktoré opísali vo svojej odpovedi. V závislosti od témy a potrebných krokov môže byť dôkaz jednoduchý ako fakt alebo tak rozsiahly, ako poskytovanie viacerých podrobností špecifických pre danú tému. Napríklad, ak sa váš šéf pýta, prečo chcete schváliť výdavky, poskytnite fakt alebo dve informácie o tom, ako schválenie výdavku prinesie úžitok spoločnosti alebo spoločnosti vo všeobecnosti.
Poskytnite výzvu na akciu
Použite poslednú vetu zopakujte, čo chcete čitateľovi urobiť ďalej, Táto veta by mala ísť ruka v ruke s úvodným odsekom. Ak chcete napríklad urobiť svojho zákazníka spokojný, vysvetlite krok, ktorý ste ochotní vyriešiť.
Odhlásiť sa
Nakoniec použite sign-off slová, napríklad "Najlepší" alebo "Ďakujem", takže príjemca vie, že sa dostali na koniec e-mailu, navrhuje spisovateľka Forbesu Susan Adamsová. Pridajte svoje meno a zahrňte podpis svojej firmy do všetkých e-mailov. Podpis by mal obsahovať vaše celé meno, názov spoločnosti a kontaktné informácie vrátane telefónneho čísla a adresy webových stránok.
Tipy
-
Korektúru a kontrolu pravopisu skontrolujte e-mail pred stlačením tlačidla "odoslať". V opačnom prípade môžu chyby spôsobiť, že vyzeráte nepríjemne a neprofesionálne.
