Návrhové listy môžu slúžiť ako dôležité nástroje na získanie nových klientov, založenie nových projektov a rozvoj podnikania. Z usporiadania a návrhu na jazyk použitý v dokumente musia vedúci pracovníci zvážiť všetky aspekty návrhu predtým, ako ho poslali svojmu určenému príjemcovi, aby sa maximalizovala efektivita dokumentu. Rovnako ako otvorenie takéhoto listu má zásadný význam pri získavaní čitateľa na prečítanie celého obsahu, posledné vety návrhu listu sú tiež veľmi dôležité, pretože to sú posledné slová, ktoré si príjemca prečíta predtým, než sa môže rozhodnúť,
Písanie účinného návrhu
Ak chcete napísať účinný návrh, je užitočné začať zhromažďovaním všetkých relevantných informácií, ktoré plánujete zahrnúť do dokumentu. Môže ísť o štatistiky, čísla rozpočtu, dátumy, definície a poverenia spoločnosti. Môžete tiež začať s osnovou, čo je písací nástroj, ktorý vám pomôže naplánovať rôzne kategórie vášho návrhu.
Zavedenie vášho návrhu by malo vyvolať záujem čitateľa a bude pravdepodobne zahŕňať aj základné informácie o vašej spoločnosti a prečo je oprávnená vykonávať danú konkrétnu úlohu. Úvod môže obsahovať aj široký prehľad témy návrhu, aby príjemcovia pochopili, čo sa chystajú prečítať, a prečo by mali čítať. Niektoré návrhy môžu tiež začať s súhrnným zhrnutím, čo je krátky prehľad, ktorý zhŕňa kľúčové body návrhu. Výkonný súhrn je užitočný pre príjemcov, ktorí majú nedostatok času, ale chcú získať predstavu o tom, o čo ide.
Hlavné časti vášho návrhu sa budú líšiť v závislosti od projektu, ale môžu zahŕňať časti, ktoré sa zaoberajú rozpočtom alebo cenami projektu, navrhovaným časovým harmonogramom projektu a rizikami spojenými s projektom. Môžete tiež diskutovať o materiáloch potrebných na dokončenie projektu, o práci alebo druhoch pracovníkov potrebných na dokončenie projektu a o plánovaných príjmoch alebo potenciálnych zákazníkoch vytvorených projektom.
Pri písaní návrhu je dôležité prispôsobiť dokument svojmu konkrétnemu publiku. Jazyk, ktorý používate, sa bude líšiť v závislosti od odborných znalostí divákov, ako aj od toho, ako sú oboznámení s technickými aspektmi projektu.
Pred odoslaním návrhu čitateľovi vždy starostlivo upravte dokument a odstráňte všetky pravopisné chyby, gramatické chyby a faktické nepresnosti. Typos a iné chyby môžu byť vnímané ako neprofesionálne a môžu mať za následok zamietnutie návrhu.
Uzavretie návrhu listu
Záver návrhu je rozhodujúcim prvkom celkového dokumentu. Keď príjemca dokončí čítanie návrhu, posledné vety alebo odseky by sa mali držať v jej mysli. Účinný záver môže pomôcť uzavrieť dohodu a viesť čitateľa k podnikaniu s vašou spoločnosťou. Zatiaľ čo ostatné časti návrhu sú tiež dôležité pre získanie súhlasu na posun vpred, má zmysel utratiť viac času na posledných vetách, aby bol návrh presvedčivý.
Na záver zvážte opätovné zhrnutie bodov návrhu najvyššej úrovne, aby ste zdôraznili hlavné koncepty, dbajte na to, aby ste dosiaľ neopakovali to, čo ste už napísali. Toto konečné zhrnutie by malo poskytnúť analýzu alebo vysvetlenie, ktoré spája všetky hlavné body. Možno budete tiež chcieť povzbudiť príjemcu, aby pokračoval v rozhovore tým, že vám ponúkne odpoveď na akékoľvek pretrvávajúce otázky alebo neskôr prerokujete túto myšlienku vo väčšej hĺbke. Môžete napríklad napísať: "Dajte nám vedieť, ak máte ďalšie otázky - rád by som im odpovedal." Niektoré účinné listy s návrhom tiež ukončujú výzvu na akciu, čo môže priniesť pocit naliehavosti a dôvod, prečo by príjemca mohol posunúť dopredu s návrhom. Príkladom výzvy na akciu je: "Začnite s týmto projektom dnes kontaktovaním nášho tímu."
