Všetky organizácie vyžadujú riadenie dobrých záznamov, od doby, kedy sú záznamy generované, až kým nie sú vyčistené zo systému. Neexistujúce alebo zle plánované archivačné systémy vedú k ťažkostiam pri podávaní a získavaní záznamov alebo k nedostatočnej efektívnosti riadenia toku informácií. Môžu tiež vytvoriť právne problémy v dôsledku stratených záznamov alebo nedbalého vedenia záznamov. Dobre navrhnuté systémy archivovania používajú abecedné, alfanumerické alebo číselne označené štítky, vytvárajú efektívnu správu záznamov a vytvárajú viac profesionálne riadených organizácií.
Systémy číselného archivovania vysvetlené
Číselné systémy priraďovania priraďujú čísla každému súboru alebo záznamu obsahujúcemu informácie. Číslovanie sa dá čerpať zo samotného záznamu (napr. Čísla objednávkových objednávok), číslovanie súborov v poradí generácie záznamov (od 1 do 1000), pomocou číslovania v sekciách, kde súbory číslované pod oddielmi - alebo kategóriami - ako 100, 200, 300 atď.., patria do špecifických podkapitol alebo do desatinných miest (podobne ako Deweyský desatinný systém). Číselné systémy archivovania často obsahujú index súborov na podporu nahrávania záznamov.
Organizácia a udržiavanie objednávky
Numerické kódovanie umožňuje posúvanie celých častí záznamov pri zachovaní správneho sekvenovania. Záznamy sa podávajú postupne, zľava doľava a zhora nadol. Priame číselné súbory sú usporiadané v postupnom, vzostupnom poradí - od najnižšieho po najvyššie. Súbory s duplexnými číslami majú dve alebo viac sád čísel, oddelených pomlčkami, čiarkami alebo medzerami a podaných otváracím súborom, po ktorom nasledujú nasledujúce čísla. Chronologicko-číselné súbory indexových súborov podľa roku, mesiaca a dňa.Terminálové číselné systémy umožňujú zoskupovanie súborov na regáloch, organizovanie súborov podľa posledného čísla (dva až štyri číslice) ako prvok prvého podania a postupné zaznamenávanie záznamov o posledné číslo, stredné číslo a prvé číslo. Požiadavky na skladové priestory sa dajú ľahko určiť zoskupovaním záznamov podľa číselných oddielov - 10s, 100s, 1000s záznamov na policu alebo policu. Okrem toho je organizácia záznamu ďalej rozšírená indexovaním súborov.
presnosť
Systémy archivačných systémov s vysokým objemom - často vyhľadávané a opätovne priradené súbory - v kombinácii s farebne označenými etiketami umožňujú rýchlejšie vyhľadávanie a obnovu súborov a odstraňujú zmätok tam, kde sa číslo znižuje. Napríklad v terminálových číslicových systémoch je konečné číslo kódované jednou farbou, stredné číslo dostane oddelenú farbu a prvé číslo dostane svoju vlastnú farbu. Pri zmene prvého, stredného a posledného čísla sa mení aj farba. Farba slúži ako vizuálna stopa na zvýšenie rýchlosti a efektívnosti pri podávaní.
Rýchlosť podania
Numerické systémy archivovania v kombinácii s farebným kódovaním zvyšujú zaznamenávanie záznamov a rýchlosť vyhľadávania - aj keď pri vyhľadávaní súboru znamená odkaz v indexe na identifikáciu čísla súboru - pretože spisovateľ má okamžitú informovanosť o polohe súboru podľa skupiny súborov. V prípade zlúčenia organizácií, kde jednotlivé organizácie majú rôzne systémy číslovania, nie je potrebné meniť číselné kódy. Pridanie súborov do miestnosti súborov je rýchlejšie, pretože menšie číslované súbory (6 číslic) sú umiestnené vľavo od súborov s vyšším očíslovaním (7 číslic).
diskrétnosť
Numerické systémy archivovania pozitívne identifikujú špecifické záznamy a zároveň zachovávajú dôvernosť, čo je obzvlášť dôležité v zdravotníckych, zákazníckych a zamestnancovských záznamoch, a to odstránením akýchkoľvek osobných markerov identity. Numerické systémy archivácie ľahko spĺňajú pravidlá HIPAA.
