Význam dobre organizovaného systému archivovania kancelárií nie je nikdy oveľa zrejmý, ako keď chýba dôležitý dokument. Neefektívne systémy archivovania môžu mať za následok plytvanie časom, peniazmi a viesť k zlému rozhodovaniu, ak chýbajúci dokument obsahuje integrálnu informáciu a musíte bez neho rozhodnúť. Jedným zo spôsobov, ako vytvoriť objednávku z chaosu, je nastaviť číselný systém archivovania kancelárií, v ktorom priraďujete čísla k záznamom, ako sú objednávky, inventárne položky a odhady a informácie o súbore vo vzostupnom poradí alebo od najnižšieho po najvyššie číslo.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Číslovací systém
-
Kartotéka
-
Sprievodca rozdeľovačmi súborov
-
Záložky rozdeľovača súborov
-
Priečinky súborov, rôzne farby
-
etikety
Nastavte kategórie a systém číslovania
Nastavte kategórie súborov a priraďte kontrolné čísla. Zoznam jednotlivých oddelení vo vašej organizácii oddelene. Priraďte hlavné kontrolné číslo pre každé oddelenie. Napríklad malá firma si môže zvoliť nastavenie kategórií, napríklad "Finančné", "Predaj", "Nákup", "Ľudské zdroje" a "Zariadenie". Priraďte kontrolné číslo na identifikáciu každej hlavnej kategórie, napríklad 100 až Finančné; 200, Predaj; 300, Nákup; 400, Ľudské zdroje; a 500, vybavenie.
Nastavte podkategórie súborov a priraďte čísla subkontrolov, aby ste definovali a identifikovali každú podkategóriu. Napríklad v kategórii Predaj, môžete pridať 10 pre správy o predaji; 20, Predajné odhady; a 30, Príjmy z predaja.
Vytvorte systém číslovania v rámci každej podkategórie, aby ste identifikovali jednotlivé dokumenty v rámci podkategórie. Tým sa stane číslo, ktoré vytlačíte na samotnom dokumente. Napríklad, ak pošlete objednávku na predtlačené formuláre odhadu predaja, uveďte číslo prvého formulára ako 200-20-01 alebo 200 20 01, ak chcete. Každý nasledujúci dokument sa zvýši o jeden. Na druhý formulár odhadu predaja by ste vytlačili "200-20-02".
Vytvorte hlavný index vášho plánu podania. Toto bude slúžiť ako obsah schránky.
Nastavte skriňu
Zaviesť systém farebného kódovania na identifikáciu hlavných a podkategórií. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, ktoré používa štítok s rozdelením modrých súborov na identifikáciu hlavných kategórií. Farebné zložky súborov potom môžu identifikovať podkategórie, ako v červených priečinkoch pre prehľady predaja, zelené zložky pre odhady predaja a žlté priečinky pre tržby. Štítky na priečinkoch súborov určia jej obsah, napríklad štítky s údajmi 01-100, 101-200 a tak ďalej.
Vytvorte záložky rozdeľovača hlavnej kategórie a umiestnite ich do schránky. Označte a vložte pôvodné podkategórie zložiek do archívu a podľa potreby ich pridajte.
Súborové dokumenty v príslušnom číselnom poradí.
Tipy
-
Venujte určitý čas identifikácii potrieb vašej firmy a rozhodnite sa o kategórii a číslovacom systéme, ktorý má zmysel pre vašu firmu.
Ak používate počítačový systém účtovníctva a vytlačte si vlastné formuláre, možno budete musieť zmeniť systém číslovania tak, aby odrážal požiadavky na podanie. Napríklad číslovanie formulárov odhadu predaja môže začať od 200-20-01 a prírastok o jeden pre každý nový odhad.
Zadajte konkrétnu polohu a kontajner pre všetky dokumenty, ktoré ešte neboli prihlásené, v prípade, že k nim budete potrebovať dočasný prístup.
Najlepším spôsobom, ako zabezpečiť, aby ste držali krok s požiadavkami na podanie, je vytvoriť plán, napríklad denný alebo týždenný.
