Ako sa rozhodnete usporiadať kancelárske súbory, má dôležitý vplyv na efektivitu a produktivitu. Systém archivovania by mal byť založený na tom, ako sa súbory používajú v kancelárii, na ktoré funkcie súboru sa najčastejšie odkazuje a ako sú verbálne požadované súbory. Odpoveď na tieto otázky vám pomôže určiť najlepší systém na organizáciu súborov.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Spisovacia skrinka
-
Zložky súborov
-
Štítky súborov
Určte, či budete organizovať súbory podľa abecedy podľa predmetu, číselne pomocou vopred určeného číslovacieho systému alebo chronologicky podľa dátumu vytvorenia alebo dátumu splatnosti. Vytvorte dočasné a trvalé súbory. Dočasné súbory sú v súčasnosti aktívne súbory, ktoré majú definovaný dátum ukončenia, kedy môže byť súbor zničený alebo umiestnený do archívnych súborov. Príklady dočasných súborov zahŕňajú aktuálne projekty, akčné položky a materiály, ktoré sa majú čítať. Trvalé súbory sú tie, ktoré nie sú prístupné tak často, ale je potrebné ich uchovávať v archívoch pre budúce použitie.
Zapíšte si názvy štítkov a definícií do dokumentu, na ktorý je možné odkazovať. Napríklad, ak používate systém číselného archivovania, napíšte predmet, ktorý zodpovedá každému číslu a uveďte príklady dokumentov, ktoré by obsahovali daný predmet. To pomáha udržiavať konzistenciu pri podávaní dokumentov.
Vytvárajte hromady dočasných dokumentov, trvalých dokumentov a koša. Usporiadať dokumenty pred ich zaradením do systému podávania. Nepodávajte súbor, ktorý sa nemusí ukladať.
Vyberte miesto uloženia súborov. Môžete sa rozhodnúť, že dočasné aktívne súbory je potrebné vložiť do schránky, kde sú ľahko dostupné. Súbory zdieľané medzi zamestnancami by mali byť umiestnené v ústredí. Ak pracujete so súbormi, ktoré potrebujú byť chránené, napríklad so súbormi obsahujúcimi osobné informácie o klientoch, použite zámkovú schránku a určte, kto má v kancelárii prístup.
Vytvorte svoje súbory. Označte súbory abecedným, číselným alebo chronologickým systémom. Nezabúdajte, že kým chcete byť špecifický s titulmi štítkov, chcete, aby tituly boli dostatočne široké na to, aby zahŕňali niekoľko typov dokumentov. Napríklad, skôr ako označenie súboru s konkrétnym názvom stretnutia, vytvorte súbor pre rokovania, ktoré sa zúčastnili v jednom roku, a uložte v ňom všetky relevantné dokumenty. Tým sa zabráni vytváraniu mnohých súborov, v ktorých bude vždy uložený iba jeden alebo dva dokumenty.
Tipy
-
Pamätajte, jednoduché je vždy lepšie. Snažte sa vyhnúť sa zložitým systémom archivácie, ktoré budú pre vás a zamestnanci ťažké zapamätať. Použite súbor tickler pre úlohy špecifické pre daný dátum, ako napríklad platenie faktúr alebo fakturácia. Usporiadajte súbor tickler o mesiac alebo deň v závislosti na úlohách a vyčistite súbor, pretože úlohy sú dokončené buď hádzaním dokumentov alebo premiestnením do trvalého súboru.
