Pre každú organizáciu oslavuje obetavosť budovy vyvrcholenie rokov práce a plánovania. Existuje mnoho spôsobov, ako naplánovať túto pripomienku. Vychutnajte si čas strávený tvorivým rozhodnutím o tom, ktoré komponenty sú pre vašu udalosť najvhodnejšie. Bude tam rezanie pásky? A čo obed? Chcete zahrnúť náboženskú zložku? Mnohé z týchto nápadov môžu závisieť od vášho rozpočtu, ale stojí za to preskúmať. Keď už máte nejaké pokyny, spustite proces plánovania.
Nastavte dátum niekoľko mesiacov vopred. Koordinujte s dodávateľom stavby v predpokladanom dátume dokončenia. Skontrolujte miestne stavebné predpisy - možno budete potrebovať osvedčenie o obsadenosti, ktoré bude vydané predtým, ako budete môcť legálne usporiadať akciu v novej budove. Ak plánujete oslavy v celej komunite, skontrolujte kalendáre iných skupín alebo inštitúcií, aby ste nepreverovali predpísané dátumy.
Pripravte zoznam hostí niekoľko mesiacov vopred. Oznámte pozvaným VIP dátumom a oznámte im, že rezervujete parkovacie miesta a špeciálne sedadlá pre nich. Odhad počtu návštevníkov: Pozrite sa pozorne na váš zoznam a pravdepodobnosť účasti ľudí. Typicky platí, že čím väčší je zoznam hostí, tým nižšie je percento účasti. Pre zoznamy s 500 alebo viacerými hosťami je začiatočný odhad 25% účasť. Katereri sú informovaný zdroj na odhadovanie počtu hostí, ktorí sa zúčastnia.
Niekoľko mesiacov vopred pozvite členovia duchovenstva a iných rečníkov, ktorých dúfame, že sa na službe zúčastní.
Odoslať poznámky "uložiť dátum" poštou do celého zoznamu hostí až dva mesiace vopred.
Kniha a stretnutie s kuchárom čo najskôr. Prijímajte rozhodnutia o priestorovom plánovaní, menu, potrebách vybavenia, parkovaní, kvetinových zariadeniach a servisnom personáli.
Vybavenie knižných zariadení a služby. Začnite s plánovacími stretnutiami pre každý z nich niekoľko mesiacov vopred. Môžu zahŕňať vybavenie (stoličky, stolíky, bielizeň, pódium, ozvučenie a pódium), komorník, kvetinárstvo, hudobníci, tlačiareň a fotograf. Začnite pracovať s akýmkoľvek médiom, ktoré môže pokryť udalosť.
Pošlite pozvánky tri týždne pred udalosťou. Manuálna adresa, ak je to možné.
Opätovne potvrďte s poskytovateľmi služieb dva týždne dopredu a skontrolovať všetky podrobnosti. Vytvorte podrobný plán udalostí pre deň podujatia a rozošlite poskytovateľov služieb. Zahrňte kontaktné informácie s číslami mobilného telefónu. Programy alebo objednávky služby by mali ísť do tlačiarne dva týždne pred udalosťou.
V deň pred podujatím rezervovať parkovacie miesta pre VIP, duchovných a stravovateľov s dopravnými kužeľmi a rezervovanými parkovacími značkami. Získajte program / objednávky služby z tlačiarne. Získajte položky prenájmu a začnite nastavovať. Opätovne kontaktujte členov médií a v prípade potreby ich rezervujte.
V deň podujatia pracujte v pláne a závisí od profesionálov, ktorých ste si najali, aby vykonali svoju prácu.
Tipy
-
Navrhnite odhodlanie na počesť zámeru budovy. Napríklad študenti by mohli hrať zmysluplnú úlohu v odovzdaní novej školskej budovy alebo hostia môžu byť vyzvaní, aby hodili divoké kvetinové semená pri obetovaní verejného záhradného centra. Ak by boli peniaze na novú budovu darované, plánujú mať súkromné "sneakové" party pre darcov v noci pred odhodlaním.
